Компания оказалась в центре налогового разбирательства из-за нецелевого использования подотчетных сумм. Были зафиксированы денежные переводы директору организации и его супруге, которая также числилась сотрудником фирмы. 

Переводы осуществлялись как операции с подотчетными суммами, т.е. как деньги, предназначенные для использования в хозяйственных нуждах компании.

Налоговая инспекция посчитала такие переводы скрытыми доходами физических лиц.

Разбирательство в получении подотчетных сумм

Руководство Компании пыталось доказать обратное, представив договоры займа, но суды всех инстанций поддержали решение налоговиков.

Организация не смогла подтвердить, что переведенные средства использовались по целевому назначению. Более того, часть денег пошла на личные нужды, включая покупку дорогостоящей недвижимости.

Доводы компании о связи этих переводов с хозяйственной деятельностью не были подкреплены документами. Суд отметил фиктивность договоров займа и несоответствие между суммой переводов и доходами получателей.

Как оформлять подотчетные суммы

Подобные ситуации знакомы многим компаниям, но не все знают о порядке выдачи подотчетных сумм.

Приказ или заявление являются основанием для выдачи денежных средств под отчет. Законодательство не устанавливает строгих форм для таких документов, но они должны содержать обязательную информацию:

• ФИО сотрудника;
• дату составления документа;
• сумму, которая будет выдана (законодательством нет ограничений);
• дата выдачи средств;
• срок, до которого необходимо вернуть остаток неиспользованных средств или предоставить авансовый отчет.

Допускается оформление одного приказа на несколько подотчетных лиц одновременно. Это удобно, если нескольким сотрудникам нужно выдать деньги на одинаковые цели.

Руководитель имеет право выписать приказ на выдачу средств самому себе и подписать документы как директор и получатель. Это допускается законодательством.

Если сотрудник совершает покупки от имени компании, ему необходима доверенность (форма М-2 или М-2а). Она даёт сотруднику полномочия представлять интересы компании перед третьими лицами, например, при заключении договоров или получении товаров.

Для командировок также оформляется отдельный приказ, а также другие необходимые документы согласно внутренним правилам компании.

Отчет об использовании средств

По истечении установленного срока сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложением всех подтверждающих документов (чеков, счетов-фактур, квитанций).

Если сотрудник потратил меньше выданной ему суммы, он обязан вернуть остаток неизрасходованной подотчетной суммы в кассу предприятия или на его р/счет. Наличный приход оформляется приходным кассовым ордером (ПКО).

Какой вид дохода указывать на подотчетные суммы?

Подотчетные суммы сами по себе не являются доходом ни для работника, ни для работодателя. Они представляют собой временно выданные сотрудникам денежные средства для выполнения служебных задач, например, оплаты хозяйственных нужд, командировочных расходов и других корпоративных трат.

Решение для бизнеса

Чтобы избежать подобных проблем, внимательно оформляйте все финансовые операции. Любая выдача денег сотрудникам должна сопровождаться документами: приказами, заявлениями и отчетами о расходах.

• Ведите строгий учет подотчетных сумм, контролируйте их возврат и фиксируйте случаи неиспользования средств.
• Соблюдайте кассовую дисциплину: любые переводы должны соответствовать требованиям Центрального банка и налогового законодательства.
• Договоры займа должны быть обоснованными, реальными и документально подтвержденными.
• Оправдательные расходные документы должны свидетельствовать о целевом использовании денежных средств, быть читаемыми и оформленными в соответствии с требованиями законов РФ.

Если переводы превышают доходы сотрудников или средства используются для личных нужд, это почти всегда вызывает вопросы у налоговиков. Компании стоит избегать таких ситуаций, даже если они кажутся удобными в краткосрочной перспективе. В попытке упростить процессы нельзя игнорировать требования законодательства.

Вывод

История компании — это урок для всех бизнесменов. Она показывает, что формальный подход к документам в финансовых вопросах может привести к серьезным налоговым претензиям. Прозрачная учетная политика, правильное документирование операций и соблюдение закона — залог безопасности для бизнеса.

Отсутствие контроля за денежными средствами компании и документального подтверждения расходов может расцениваться как сокрытие доходов. Подотчетные суммы на хозяйственные расходы требуют четкого документирования и аккуратности в бухгалтерии.