Директор производственной организации с большим штатом сотрудников и сложной системой начисления заработной платы пригласил специалистов «БиПИ», чтобы провести инициативный аудит компании. Главная цель аудита заключалась в проверке работы бухгалтерского отдела, состоящего из четырех сотрудников. Руководитель хотел понять, насколько эффективно налажена работа бухгалтерии и имеются ли перерасходы бюджета компании, которые можно сократить.

В процессе аудита стало ясно, что сотрудники бухгалтерии использовали в работе программный комплекс «1С: Бухгалтерия» для расчета заработной платы, премий, больничных и прочих непростых начислений.  При этом часть расчетов проводили вручную в Excel таблицах, для самоконтроля.

Такой подход повлек за собой сразу несколько негативных последствий:

• Сложные финансовые расчеты отнимали много времени у сотрудников бухотдела.
• Ручной ввод данных и выполнение расчетов в Excel не могли уберечь от ошибок.
• Для выполнения задач, связанных с начислением зарплаты и кадровым документооборотом, требовалось 4 сотрудника, фонд оплаты труда которых составлял около 600 тысяч рублей в месяц.

В аудиторском заключении по инициативному аудиту было отмечено, что главной проблемой компании было использование устаревших методов расчетов, двойного учета,  дублирование расчетов и не использование современных технологий. Аудиторами был рекомендован переход на расчет заработной платы с использованием программы «1С ЗУП».

Сложности при проведении инициативного аудита на предприятии

Самой серьезной трудностью стало сопротивление сотрудников бухгалтерии внедрению нового программного обеспечения (бухгалтера “старой закалки”). Они категорически не хотели переходить на комплекс «1С: Зарплата и управление персоналом» (1С ЗУП), считая его сложным и требующим дополнительного обучения. Сотрудники боялись изменений и не хотели тратить время на освоение нового инструмента.

Решение руководства компании

Чтобы устранить выявленные проблемы, директор проверяемой компании принял волевое решение о поэтапном внедрении «1С ЗУП». Специалисты «БиПИ» организовали обучение штатных бухгалтеров, чтобы помочь им легче освоить новый продукт. Обучение включало практические занятия, разбор функционала и сопровождение на всех этапах перехода.

Кроме того, организация заключила договор с БиПИ на выполнение контрольных функций и консультаций по сопровождению учетных процессов. Специалисты «БиПИ» на начальном этапе внедрения контролировали работу бухгалтерии, помогали решать возникающие вопросы и следили за корректностью расчетов в новой системе.

Результат

Внедрение программы «1С: Зарплата и управление персоналом» позволило добиться улучшений в работе компании:

• Количество сотрудников, задействованных в расчетах заработной платы, сократилось с 4 до 2 человек.
• Фонд оплаты труда снизился на 50%, с 600 до 300 тысяч рублей.
• Ошибки, возникавшие при ручных подсчетах в Excel, были полностью устранены.
• Процессы расчетов и кадрового учета стали более быстрыми и верными, благодаря автоматизации.
• Правда, были выявлены ошибки в расчетах налогов за прошлые периоды, поэтому пришлось сдать уточненные расчеты, доплатить налоги и пени.

Вывод

Проведение инициативного аудита, заключение договора на консультации и сопровождение с «БиПИ», позволило выявить неэффективность текущих процессов и предложить решение, которое привело к оптимизации работы бухгалтерской службы. Внедрение «1С ЗУП» не только сократило затраты и повысило точность расчетов, но и позволило сотрудникам бухгалтерии сосредоточиться на более значимых задачах.

Если вы хотите провести инициативный экспресс-аудит компании в Москве или СПб, позвоните нам или заполните форму для обратного звонка на сайте.