В начале своего бизнес-пути многие индивидуальные предприниматели, недооценивают важность ведения кадрового учета. Тем, кто работает в одиночку или с небольшим коллективом, кадровый учет ИП часто кажется обременительной формальностью. 

Однако, с ростом числа работников, а также с ужесточением трудового законодательства, грамотная организация кадрового учета становится обязательной. Несоблюдение требований трудового законодательства может привести к серьезным штрафам, судебным разбирательствам и репутационным потерям.

Чтобы грамотно организовать кадровый учет и не вести его самостоятельно вы можете выбрать услуги по ведению кадрового учета компанией «БиПИ».

Что такое кадровый учет работников ИП?

Это процесс сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках организации.

В таблице подробнее о том, что включает в себя кадровый учет:

Обязанности работодателя при ведении кадрового учета ИП

Как работодатель, ИП несет ответственность за соблюдение трудового законодательства в отношении своих работников. Это означает, что предприниматель обязан:

• Соблюдать Трудовой кодекс РФ: нормы рабочего времени и времени отдыха; предоставлять работникам отпуска; выплачивать заработную плату не ниже установленного МРОТ; соблюдать правила охраны труда и техники безопасности; обеспечивать равные возможности для работников независимо от пола, возраста, национальности и других факторов.
• Соблюдать требования трудового законодательства: предоставлять отчетность в Фонд пенсионного и социального страхования (СФР) - СЗВ-ТД, ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, 4-ФСС), а также в военкомат (если предприниматель стоит на воинском учете).
• Систематизировать информацию о персонале: вести трудовые книжки, заключать трудовые договоры с работниками, издавать приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, вести табель учета рабочего времени, график отпусков, приказы об отпусках, учет больничных листов и командировок, оформлять личные карточки работников (по форме №Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Обязателен ли для ИП на УСН кадровый учет работников?

Да, ведение кадрового учета обязательно для ИП, у которых есть наемные работники. Независимо от системы налогообложения (УСН, патент, ОСНО) или количества работников, ИП обязан вести кадровый учет и соблюдать требования трудового законодательства. Отсутствие учета или его ненадлежащее ведение может привести к административной ответственности в виде штрафов.

Кадровый учет работников ИП на УСН (упрощенной системе налогообложения) ничем не отличается от учета на других системах налогообложения. Все требования трудового законодательства должны соблюдаться в полном объеме. Наличие или отсутствие УСН не влияет на обязанности ИП как работодателя.

Кому не нужен кадровый учет?

Ведение кадрового учета не обязательно для индивидуальных предпринимателей (ИП), которые не нанимают сотрудников. 

Если ИП работает самостоятельно, без привлечения наемных работников, то он не обязан вести делопроизводство по сотрудникам. Это связано с тем, что кадровый учет предназначен для управления персоналом, а в случае ИП без работников такой необходимости нет. Если появляется хотя бы один штатный сотрудник, то учет становится актуален.

Какие документы необходимы для ведения кадрового учета?

В кадровом учете существует ряд документов как обязательных, так и тех, которые оформляются в зависимости от обстоятельств и рода деятельности компании. 

Что важно учесть при ведении кадрового учета ИП на УСН с работниками?

Если ИП на УСН имеет работников, кадровый учет обязателен. При этом необходимо тщательно оформлять все документы, связанные с персоналом, а так же правильно рассчитывать заработную плату и выплачивать ее сотрудникам не реже чем каждые полмесяца в установленные сроки.

Кроме того, придется  своевременно оплачивать налоги и взносы с заработной платы работников (НДФЛ, страховые взносы), чтобы не получить штрафные санкции от регулирующих органов.

Подробный список обязанностей работодателя по кадровому учету довольно большой и содержит множество нюансов, но приводить его здесь не имеет смысла. Потому что за каждым отдельным действием, из уже перечисленных, логично следуют необходимые шаги для его реализации. 

Требования по кадровому учету

При ведении кадрового учета необходимо учитывать ряд требований трудового законодательства.

Регламентирующие документы:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);
• федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”;
• ФЗ от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний”. С 1 сентября 2025 года действует последняя редакция от 28.12.2024;
• приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н “Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек”: устанавливает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• другие нормативные акты регулирующие отдельные аспекты трудовых отношений (например, охрана труда, командировки, отпуска).

Грамотная организация кадрового учета является важным аспектом деятельности ИП, имеющим наемных работников. Несоблюдение требований трудового законодательства может привести к серьезным последствиям. 

Аутсорсинг кадрового учета является оптимальным решением для многих компаний, поскольку позволяет упростить процедуру кадрового учета для ИП, сэкономить время и ресурсы, обеспечить профессиональный подход и минимизировать риски. Главное - выбрать надежного партнера и заключить с ним договор, в котором будут четко прописаны все условия сотрудничества.