{Разбор ситуации} Как правильно вести учет иностранных работников?

СИТУАЦИЯ:

Сотрудник (Казахстан) принят на работу в сентябре 2022г. Договор бессрочный. Какая ставка НДФЛ с доходов в виде ЗП и прочих доходов? Надо ли определять его статус на конец 2022г? Наши действия, если он стал резидентом или не стал? Как подтвердить его нахождение в России более 183 дней, какими документами, если нет границы?

ОТВЕТ:

Согласно п. 2 ст. 207 НК РФ налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

С 01.01.2015 вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014, ст. 73 которого предусмотрено, что в случае если одно государство-член в соответствии с его законодательством и положениями международных договоров вправе облагать налогом доход налогового резидента (лица с постоянным местопребыванием) другого государства-члена в связи с работой по найму, осуществляемой в первом упомянутом государстве-члене, такой доход облагается в первом государстве-члене с первого дня работы по найму по налоговым ставкам, предусмотренным для таких доходов физических лиц - налоговых резидентов (лиц с постоянным местопребыванием) этого первого государства-члена. При этом положения указанной статьи применяются к налогообложению доходов в связи с работой по найму, получаемых гражданами государств-членов.

Таким образом, доходы в связи с работой по найму в Российской Федерации, полученные физическим лицом - налоговым резидентом Республики Казахстан, облагаются НДФЛ по ставке 13%, применяемой в отношении налоговых резидентов РФ, начиная с первого дня их работы на территории РФ.

Если гражданин Казахстана признается налоговым резидентом РФ, то его доходы в виде заработной платы также будут облагаться НДФЛ по ставке 13%.

Положения Договора не означают, что эти граждане автоматически признаются налоговыми резидентами в соответствующем государстве.

Вопросы признания физического лица налоговым резидентом какого-либо из государств-членов Договором не регулируются. В этих целях используются положения национального законодательства (см. Письма Минфина России от 05.05.2015 N 03-04-05/25727, от 09.04.2015 N 03-04-06/20223, Письмо ФНС России от 05.03.2015 N БС-3-11/853@).

Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что окончательный статус работников, в том числе и из стран ЕАЭС, нужно определять на конец года. И пересчитать НДФЛ по ставке 30% с начала года нужно, если работник из страны ЕАЭС остался нерезидентом по состоянию на 31 декабря. Письма Минфина от 22.09.2021 N 03-04-05/76856; ФНС от 28.02.2020 N БС-4-11/3347.

183 дня пребывания в Российской Федерации исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которые человек находился в Российской Федерации в течение 12 следующих подряд месяцев (Письмо Минфина России от 06.06.2014 N 03-04-05/27351).

Для исчисления сумм НДФЛ при каждой выплате доходов налоговый агент должен принимать во внимание количество дней пребывания физического лица в Российской Федерации на дату фактического получения дохода за 12-месячный период, предшествующий этой дате (Письма ФНС России от 19.09.2016 N ОА-3-17/4272@, от 06.09.2016 N ОА-3-17/4086, от 23.06.2014 N ОА-3-17/2049@).

Датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается последний день календарного месяца, за который она выплачивается (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Статья 73 Договора «Налогообложение доходов физических лиц» гласит:

В случае если одно государство-член в соответствии с его законодательством и положениями международных договоров вправе облагать налогом доход налогового резидента (лица с постоянным местопребыванием) другого государства-члена в связи с работой по найму, осуществляемой в первом упомянутом государстве-члене, такой доход облагается в первом государстве-члене с первого дня работы по найму по налоговым ставкам, предусмотренным для таких доходов физических лиц - налоговых резидентов (лиц с постоянным местопребыванием) этого первого государства-члена.

Положения настоящей статьи применяются к налогообложению доходов в связи с работой по найму, получаемых гражданами государств-членов.

Таким образом, все остальные выплаты (не связанные с выплатой по ТД (ГПХ) следует облагать по ставке в зависимости от статуса иностранца – резидент или еще нет.

Как подтвердить пересечения границы.

Если при пересечении границы такие отметки не ставятся (например, на границе с Белоруссией, Казахстаном, Арменией - в силу Договора о Евразийском экономическом союзе), то подтверждающими документами могут быть авиа- и железнодорожные билеты, квитанции из гостиниц.

Таким образом, документами, которые подтверждают статус налогового резидента, могут быть:

- копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;

- квитанции о проживании в гостинице;

- внутренние документы организации.

С 1 июля 2017 года в обязанности налоговых органов вменена выдача по заявлению налогоплательщика ему или его представителю документа, подтверждающего статус налогового резидента РФ (подп. 16 п. 1 ст. 32 НК РФ). А Приказом ФНС России от 07.11.2017 N ММВ-7-17/837@ утверждены форма такого заявления, форма данного документа, а также Порядок и формат его представления в электронной форме или на бумажном носителе.Подтвердить статус резидента можно на официальном сайте налоговой службы. Электронный сервис позволяет заявителю заполнить, зарегистрировать и отправить в налоговый орган заявление о представлении документа, подтверждающего статус налогового резидента Российской Федерации, а также получить результат обработки заявления - документ, подтверждающий статус налогового резидента Российской Федерации, или отказ. Без авторизации на сервисе можно проверить документ, указав проверочный код.

Ответ подготовлен Мейсак Валентиной Олеговной (Аудитор (аттестат № К029769 Приказ Минфина РФ от 13.04.2009 № 166), налоговый консультант (аттестат № 20572 от 01.04.22))

Чтобы получить экспертный разбор вашей конкретной ситуации по любым спорным и неоднозначным вопросам законодательства, свяжитесь с нами

по телефону: 8 800 234-26-77