Ведение первичных документов бухгалтерского учета является основой всего бухгалтерского процесса. Именно на этих документах строится вся финансовая отчетность предприятия. От качества ведения первичного учета напрямую зависит достоверность информации, насколько правильно осуществляется расчет налогов, соблюдаются ли сроки сдачи отчетности и, в конечном итоге, финансовое благополучие компании. 

Правда, в процессе работы бухгалтеры часто допускают ошибки, результаты которых могут привести к штрафам, начислению пеней, судебным разбирательствам. Также, контрагенты и контролирующие органы могут перестать доверять компании.

Закажите ведение бухгалтерского учета компании на аутсорсе, чтобы избежать проблем и наложения санкций.

Основные ошибки ведения первичной бухгалтерии

К главным ошибкам в можно отнести неправильное оформление реквизитов. Например, это отсутствие обязательных реквизитов, которые должны быть по закону: наименование документа, название компании, составившей документ, содержание хозоперации, единицы измерения, должности и фамилии ответственных лиц, подписи и т.д. К серьезным ошибкам ведения первичного бухгалтерского учета относится и неверное указание реквизитов: ИНН, КПП, адреса, банковских реквизитов.

Чтобы избежать данных ошибок, необходимо использовать шаблоны документов. Утвержденные шаблоны при ведении документации в бухгалтерии, позволяют избежать типичных ошибок. Также надо внимательно проверять реквизиты при проверке документов, лучше всего использовать специализированное ПО для автоматизации процесса заполнения документов. Можно ввести процедуру контроля правильности оформления документации, например, чтобы бумаги проверялись старшим бухгалтером или руководителем отдела.

Одна из самых распространенных ошибок это неправильное указание содержания хозоперации. Некорректное или неполное указание содержания хозоперации является действительно существенной ошибкой ведения первичного учета в ООО, она может привести к неправильному отражению операций в бухучете и искажению отчетности. Это может быть неопределенное описание операции. Общее или неясное описание, не позволяющее однозначно идентифицировать характер операции. Также это может быть отсутствие описания операции, несоответствие описания фактическим обстоятельствам.

В данном случае ошибок в первичном ведении бухгалтерии можно избежать, составляя подробное описание операций.  Также важно давать четкое указание оснований для совершения операции, таких как договор, счет, накладная, акт выполненных работ. Поможет избежать ошибок и применение унифицированных форм, содержащих стандартные формулировки для описания операций. Поддержание тесной связи с контрагентами для получения информации о характере операций и точного описания также поможет избежать ряда ошибок.

Отсутствие подтверждающих документов или их неполный комплект также является серьезным нарушением в работе бухгалтера, когда проводится первичный учет. Это может привести к тому, что расходы и доходы не признают при расчете налогов. Отсутствие оригиналов первичных документов, подтверждающих факт совершения хозоперации, отсутствие необходимых приложений, утеря документов в процессе хранения также являются серьезными ошибками.

Чтобы их избежать важно, организовать надежную систему хранения первичной документации, обеспечивающих их сохранность и доступность. Поможет контроль за поступлением документов. Установление процедуры контроля за поступлением, обработкой и хранением первичной документации, копирование документов, использование электронного документооборота (ЭДО), установление сроков хранения.

Другие ошибки при ведении первичного бухучета

Среды других ошибок ведения первичной документации в бухгалтерии можно выделить следующие:

1. Несвоевременное оформление документации. Задержка в оформлении первичной документации после совершения хозоперации. Оформление первичной документации с датой, не соответствующей дате совершения хозоперации. Чтобы избежать данной ошибки важно установить четкие сроки оформления первичной документации после совершения хозоперации. Можно также автоматизировать процесс, осуществлять контроль за сроками и рационально организовать работу.
2. Неправильное отражение операций в бухучете. Чаще всего это следствие ошибок, допущенных при ведении бухучета первичной документации или при их отражении в учетных регистрах. Это неверный выбор счетов учета, неправильная корреспонденция счетов, ошибки в расчетах. Чтобы избежать данных ошибок важно регулярно проводить обучение персонала, ответственного за ведение бухучета, использовать справочники и инструкций, использовать специализированное ПО.
3. Ошибки при заполнении кассовых документов, таких как номер документа, дата составления, ФИО получателя, основание выдачи денежных средств. Также это может быть превышение лимита расчетов наличными, несвоевременная сдача денежных средств в банк. Избежать ошибок поможет использование унифицированных форм, внимательное заполнение реквизитов, соблюдение лимита расчетов наличными, и своевременная сдача денежных средств в банк.
4. Неправильное оформление доверенностей. Ошибки при подготовке бухгалтерских документов, например реквизитов доверенностей, таких как наименование организации, ФИО представителя, дата выдачи, срок действия, перечень полномочий. Также это может быть отсутствие подписи и печати, выдача доверенностей на непроверенных лиц. Способы избежать ошибок: использование унифицированных форм, внимательное заполнение реквизитов, наличие подписи и печати, проверка полномочий представителя, ведение журнала регистрации доверенностей.

Несоблюдение правил ведения бухучета включает и хранение документов. Это может привести к утере документов, что затруднит ведение бухучета, а также может привести к штрафам со стороны контролирующих органов. Это неправильное размещение документов, отсутствие систематизации, нарушение сроков хранения. Способы избежать ошибок: организация системы хранения, систематизация документов, соблюдение сроков хранения, обеспечение доступа к документам, только уполномоченным лицам.