Транспортная накладная с 2021 года оформляется по новым правилам Минтранса и имеет также цифровую форму

С 2021 года транспортная накладная оформляется на новом бланке. Использование старой формы грозит водителю штрафом в размере 500 рублей, а налоговые инспекторы не признают расходы на перевозку.

Транспортная накладная – это обязательный первичный документ (ч. 1, 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), который подтверждает факт заключения договора перевозки, является одним из документов, подтверждающих реальность сделки, обосновывает расходы в налоговом учете (п. 2 ст. 785 ГК, ч. 1, 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, письмо ФНС от 02.07.2019 № СД-4-3/12855).

Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200 обновлен формуляр транспортной накладной. ФНС и Минтрансом также разработали формат электронной накладной. Это значит, что теперь можно выбирать между бумажными и цифровыми документами.

При оформлении бумажной транспортной накладной (ТН) следует учесть, что распечатывать ее придется в трех экземплярах для всех участников грузоперевозки: отправителя, получателя и автовладельца.

Цифровую ТН следует подписывать усиленной квалифицированной ЭЦП. Накладную также можно корректировать, но уточнение должно заверяться составителем.

Изменению подверглись следующие разделы транспортной накладной:

• «Грузоотправитель» - после обновления можно сделать запись о том, что груз отправляет экспедитор;
• 1а «Клиент» - допускается указание данных заказчика грузоперевозки;
• 3 «Груз» - добавлена возможность объявить ценность и внести реквизиты отгрузочных документов;
• 6 «Прием груза» - дополнен информацией о лице, передавшем груз представителю автофирмы;
• 11 «Транспортное средство» - дополнен кодами для обозначения типа владения. Транспортная фирма может быть: собственником, арендатором, лизингополучателем.

Минтранс считает, если по договору перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту осуществления перевозки возникает обязанность оплатить перевозку груза, то экспедитор является грузоотправителем. Уточним, что экспедитор – лицо, которое заключило договор транспортной экспедиции с клиентом.

Возникает вопрос: кто и в каком случае должен оформлять транспортную накладную?

Транспортную накладную составляют при доставке грузов автомобильным транспортом, если заключен договор перевозки груза.

Накладная обязательна, если для перевозки груза привлекается сторонняя транспортная компания.

Есть несколько вариантов доставки груза от отправителя к получателю:

• отправитель самостоятельно доставляет груз на автомобиле;
• покупатель получает груз на складе продавца и самостоятельно доставляет его к месту назначения, например, на свой склад;
• перевозку осуществляет сторонняя транспортно-логистическая компания.

1. Если доставку груза осуществляет сторонний перевозчик, то ТН нужна. Оформляется транспортная накладная, причем не важно, кто оплачивает доставку - отправитель или получатель.
2. Если груз доставляет продавец собственным транспортом и стоимость доставки товаров в договоре купли-продажи или поставки отдельно не указана, но включена в стоимость товаров, то ТН не нужна.
3. Если груз доставляет продавец собственным транспортом и стоимость доставки в договоре купли-продажи указана отдельно от стоимости товара, то ТН нужна. Поскольку такой договор считается смешанным, содержащим в себе элементы договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК).
4. Если груз доставляет покупатель собственным транспортом, без привлечения перевозчика, то ТН не нужна, так как нет факта оказания транспортных услуг.

ТН - служит расчетом и подтверждением затрат на перевозку. Цель составления документа - дать контролирующим органам, в первую очередь ФНС, представление о том, кому пошла оплата за перевозку.

ТН - нужна всем участникам сделки: отправитель и (или) получатель смогут отразить в затратах оплату услуг транспорта, перевозчик вправе списать расходы на ГСМ, запчасти, содержание автопарка.

Можно ли заменить ТН другим документом с не таким сложным документооборотом?

Если заключен договор фрахтования, то груз сопровождает представитель отправителя. В этом случае вместо ТН оформляют заказ-наряд. А контейнерная перевозка позволяет составлять сопроводительную ведомость. Если груз доставляет продавец, стоимость доставки фиксируется в путевом листе. В остальных случаях, когда заключается договор перевозки груза, нужна транспортная накладная.

Электронная ТН

Электронная транспортная накладная в 2021 году потребует определенных затрат и усилий, так как все участники сделки (отправитель, получатель и перевозчик) должны быть подключены к электронному документообороту. У всех участников сделки должны быть электронные подписи. Если отправить и получатель могут пользоваться ЭЦП руководителя, то перевозчику придется оформлять подпись для каждого водителя. Обмен электронными ТН осуществляется через программы операторов ЭДО, а водителю понадобится мобильное приложение, чтобы делать свои отметки в пути. Такая услуга операторов ЭДО является платной, где тарифицируется каждый обработанный документ.

В 2021 году электронные транспортные накладные не обязательны, компании могут переходить на работу с ними в добровольном порядке.  Минтранс намерен активно развивать систему «Безбумажные перевозки пассажиров и багажа» («Суперсервис 22»). Транспортное ведомство видит только положительный эффект от цифровизации рынка транспортных услуг.

Подпишитесь на новостную рассылку и будьте в курсе всех изменений в финансово-отчетных процессах.

У нас действует апрельская скидка – 50 %

Ваше персональное предложение ждет Вас по телефону: 8 800 234 26 77