Последние изменения о сроках хранения документов утверждены Законом 6-ФЗ от 17.02.21. Новые сроки хранения для ряда первичных бухгалтерских, кадровых и налоговых документов увеличены, сокращены или остались в прежнем временном диапазоне. К примеру, для графика отпусков – срок увеличен с 1 до 3 лет; для налоговых расчетов и деклараций – увеличен до 6 вместо 5 лет; для счетов-фактур – до 5 вместо 4 лет; для документации по дисциплинарным взысканиям стал – 3 года вместо 5; для реестра сведений о доходах физических лиц составляет — 5 вместо 75 лет.
Для официальных бланков установлены отдельные сроки: заявления сотрудников на выдачу связанных с работой документов (копий и оригиналов) – 1 год; уведомления специалистов работодателем – 3 года. Хранить документы обязаны организации всех форм собственности и видов деятельности. Это требование распространяется и на ИП и за соблюдение нормативов предприниматели отвечают единолично.
На законодательном уровне сроки хранения регламентируется в следующих нормативных актах: документы по НДС — в ПП РФ от 26.12.2011 № 1137; первичные документы — в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Следует также учитывать, что сроки, прописанные в нормативных актах, могут отличаться от общего срока, установленного НК.
Сроки хранения документов в электронном виде
В отношении документации, которая оформляется в электронном виде, действуют те же сроки хранения, что и в бумажных.
Но есть нюансы:
- проверять техническое состояние электронных архивов нужно минимум 1 раз в 5 лет;
- при выявлении неполадок руководство организации обязано принять меры по переносу информации на новые носители;
- каждый электронный документ следует сохранять дважды на разных устройствах;
- распечатывать электронную документацию не требуется;
- при передаче составляется опись, где указывается способ отправления данных;
- перед отправлением выполняется проверка файлов на отсутствие повреждений и вредоносных носителей;
- хранение должно полностью исключать риск потери, повреждения или утечки файлов и информации к посторонним лицам;
- для уничтожения электронной документации с истекшим сроком хранения составляется акт;
- передавать в архив имеет смысл те формы, период сохранности которых составляет более 10 лет;
- остальные хранятся на рабочем месте.
Исключения в сроках хранения документов
Срок хранения документов ведется с даты окончания периода действия или с момента завершения отчетного года. Отсчет начинается с 1-го января года за годом окончания срока действия конкретного документа. Предусмотрены некоторые исключения:
- признание безнадежной дебиторской задолженности – хранить подтверждающие бумаги требуется в течение 4 лет с даты окончания периода признания долга безнадежным;
- организация понесла убытки – документы об убытке нужно сохранять в течение всего периода учета;
- приобретение амортизируемых активов – документация о сделке хранится у покупателя в течение 4 лет после списания имущества.
Уничтожение бухгалтерских документов
При истечении срока хранения бухгалтерских документов, проводится инвентаризация архива ежегодно. Утилизация регламентируется в правилах Роскомнадзора (стат. 21 № 152-ФЗ от 27.07.06 г.), где установлено, что без оформления изымать и уничтожать бумаги запрещается. Создается специальная комиссия в составе: председатель, ответственный за архив (заведующий), кадровики, бухгалтеры, секретари и т. д. В исключительных ситуациях приглашается представитель Росархива. Комиссией рассматриваются и отбираются документы с истекшими сроками хранения. Бумаги включаются в специальный список, заполняется акт «Об уничтожении документов», директор организации издает приказ о сроках, способе и месте утилизации. Если бумаг мало, компания справляется с этим самостоятельно с помощью шредера. В противном случае — обращаются в специализированную организацию.
Штрафы и взыскания за несоблюдение сроков хранения документов
За несоблюдение правил и сроков хранения первичных бухгалтерских документов директора могут оштрафовать на 5000-10000 руб. (ч. 1 стат. 15.11 КоАП), организацию на 10000 руб. (стат. 120 НК). Если отсутствие документации привело к занижению налогооблагаемой базы, ИФНС выставит штраф размером в 20 % от неуплаченной суммы налога. Минимальная сумма взыскания равна — 40000 руб. А виновное должностное лицо обяжут заплатить от 2000- 3000 руб. по стат. 15.11 КоАП РФ.
