{Разбор ситуации} Поощрение сотрудников денежными сертификатами. Как вести учет?

СИТУАЦИЯ:

В рамках утвержденного внутреннего регламента лояльности и заботы о моральном и психологическом состоянии сотрудников, связанных со стрессовыми условиями труда, организация на корпоративных совещаниях поощряет таких сотрудников денежными сертификатами, стоимостью более 4000р. НДФЛ удерживаем, НДС начисляем. Можно ли списать их стоимость в расходы и принять НДС к вычету?

ОТВЕТ:

Поощрения в рамках утвержденного внутреннего регламента лояльности и заботы о моральном и психологическом состоянии сотрудников, связанных со стрессовыми условиями труда по сути, являются частью системы оплаты труда и выдаются не по договору дарения, а на основании трудового договора или локальных актов организации (ст. 191 ТК РФ).

Поощрение в форме, например, денежного сертификата является  поощрением за труд, НДФЛ начисляется с полной его стоимости без учета необлагаемой величины 4000 рублей (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 226 НК РФ).

Если вручаете денежный сертификат работнику как поощрение за его труд, то взносы нужно начислить, так как это уже выплата в рамках трудовых отношений (ст. 191 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Сертификат передаете своему работнику как поощрение за труд, и затраты на его покупку можно учесть в расходах на оплату труда, при условии, что вручение таких подарков предусмотрено трудовым договором или локальными актами организации (например, коллективным договором) (п. 2 ст. 255 НК РФ, ст. 191 ТК РФ, Письма Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291, от 22.11.2012 N 03-04-06/6-329).

Передача ценных подарков в неденежной форме облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

После вручения подарков надо составить счет-фактуру (в единственном экземпляре), или бухгалтерскую справку-расчет, или другой сводный документ, в котором указываются суммарные данные по передаче ценных подарков, и зарегистрировать его в книге продаж (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).

Можно ли принять к вычету НДС, уплаченный при приобретении подарков сотрудникам?

Согласно официальной позиции, выраженной в Письмах Минфина России, можно принять к вычету НДС, уплаченный при приобретении подарков сотрудникам, поскольку передача подарков является объектом обложения НДС (Письмо Минфина России от 18.08.2017 N 03-07-11/53088, Письмо Минфина России от 31.03.2005 N 03-04-11/71, Письмо Минфина России от 10.04.2006 г. N 03-04-11/64

Есть судебный акт, подтверждающий данную точку зрения  -  Постановление ФАС Московского округа от 12.03.2009 N КА-А40/1726-09 по делу N А40-50791/08-117-160.

Суд установил, что общество приобрело новогодние подарки для передачи своим работникам, что в силу пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ является объектом налогообложения по НДС. Таким образом, поскольку подарки были приобретены для операций, облагаемых НДС, налогоплательщик вправе принять к вычету НДС, уплаченный при их приобретении.

По поводу документального оформления материального поощрения сотрудников (ч. 1 ст. 191 ТК РФ):

в случае вручения ценного подарка в неденежной форме являющейся стимулирующей выплатой и связанной с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ), то передача ценного подарка осуществляется на основании следующих документов:

1) положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора, коллективного договора (при его наличии) (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ);

2) представления к награждению ценным подарком, которое оформляет руководитель работника (не является обязательным документом). В представлении указываются данные работника, его трудовые достижения, вид поощрения - награждение ценным подарком;

3) приказа о поощрении работников (работника) ценными подарками по формам Т-11а, Т-11 или по самостоятельно разработанной форме (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).

В приказе указываются:

• мотив поощрения. Например, "за добросовестный эффективный труд", "за добросовестное исполнение трудовых обязанностей", "награждение за успехи в работе" (ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Мотив поощрения может быть конкретизирован с указанием трудовых достижений работника (например, достигнутый процент выполнения плана продаж цифровой техники, разработка нового функционала программного продукта в количестве более 10 задач и пр.). Формулировки должны соответствовать трудовым достижениям для такого вида поощрения, установленным в локальном нормативном акте работодателя;

• вид поощрения - ценный подарок.

Для приобретения ценных подарков оформляется приказ руководителя (в произвольной форме) о приобретении ценных подарков для поощрения работников.

Оприходование ценных подарков осуществляется на основании счетов-фактур, товарных накладных продавца.

Выдача ценных подарков производится на основании ведомости выдачи подарков, форму которой утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В ведомости, как и в приказе о поощрении, нужно указать мотив и вид поощрения, а также предусмотреть колонки "Ф.И.О. работника", "Структурное подразделение", "Должность работника", "Подарок" с отдельным указанием его наименования, количества и стоимости, "Дата получения", "Расписка в получении".

В личную карточку работника (если она ведется) (в разд. VII "Награды (поощрения), почетные звания") или в соответствующий раздел самостоятельно разработанной формы следует внести запись о поощрении ценным подарком. Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам.

Также необходимо внести запись о поощрении ценным подарком в раздел "Сведения о награждении" трудовой книжки на основании приказа о поощрении работника не позднее 5 рабочих дней (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9, разд. IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250). Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам.

Вывод: Что мы с коллегами хотели сказать применительно к вашей ситуации. 

Каждая сфера деятельности предприятия (специфика ее услуги) несет определенные задачи, для достижения которых руководство должно обеспечить наемных сотрудником определенным инструментарием, с целью достижения наивысших показателей своей услуги (она высокоорганизована, она востребована, в ней нуждаются, потому что на другом конце провода профи – выдержанные, грамотные, стрессоустойчивые – счастливые люди, которые любят свою работу, ценят ее, гордятся и довольны организацией их труда, а результат для бизнеса – это высокая степень отдачи сотрудников, повышение производительности труда.

Чтобы ваши сотрудники были счастливыми людьми их надо поощрять и стимулировать на подвиги ради любимого предприятия!

Ответ подготовлен Мейсак Валентиной Олеговной (Аудитор (аттестат № К029769 Приказ Минфина РФ от 13.04.2009 № 166), налоговый консультант (аттестат № 20572 от 01.04.22))

Чтобы получить экспертный разбор вашей конкретной ситуации по любым спорным и неоднозначным вопросам законодательства, свяжитесь с нами

по телефону: 8 800 234-26-77

{Разбор ситуации} Как правильно вести учет иностранных работников?

СИТУАЦИЯ:

Сотрудник (Казахстан) принят на работу в сентябре 2022г. Договор бессрочный. Какая ставка НДФЛ с доходов в виде ЗП и прочих доходов? Надо ли определять его статус на конец 2022г? Наши действия, если он стал резидентом или не стал? Как подтвердить его нахождение в России более 183 дней, какими документами, если нет границы?

ОТВЕТ:

Согласно п. 2 ст. 207 НК РФ налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.

С 01.01.2015 вступил в силу Договор о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014, ст. 73 которого предусмотрено, что в случае если одно государство-член в соответствии с его законодательством и положениями международных договоров вправе облагать налогом доход налогового резидента (лица с постоянным местопребыванием) другого государства-члена в связи с работой по найму, осуществляемой в первом упомянутом государстве-члене, такой доход облагается в первом государстве-члене с первого дня работы по найму по налоговым ставкам, предусмотренным для таких доходов физических лиц - налоговых резидентов (лиц с постоянным местопребыванием) этого первого государства-члена. При этом положения указанной статьи применяются к налогообложению доходов в связи с работой по найму, получаемых гражданами государств-членов.

Таким образом, доходы в связи с работой по найму в Российской Федерации, полученные физическим лицом - налоговым резидентом Республики Казахстан, облагаются НДФЛ по ставке 13%, применяемой в отношении налоговых резидентов РФ, начиная с первого дня их работы на территории РФ.

Если гражданин Казахстана признается налоговым резидентом РФ, то его доходы в виде заработной платы также будут облагаться НДФЛ по ставке 13%.

Положения Договора не означают, что эти граждане автоматически признаются налоговыми резидентами в соответствующем государстве.

Вопросы признания физического лица налоговым резидентом какого-либо из государств-членов Договором не регулируются. В этих целях используются положения национального законодательства (см. Письма Минфина России от 05.05.2015 N 03-04-05/25727, от 09.04.2015 N 03-04-06/20223, Письмо ФНС России от 05.03.2015 N БС-3-11/853@).

Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что окончательный статус работников, в том числе и из стран ЕАЭС, нужно определять на конец года. И пересчитать НДФЛ по ставке 30% с начала года нужно, если работник из страны ЕАЭС остался нерезидентом по состоянию на 31 декабря. Письма Минфина от 22.09.2021 N 03-04-05/76856; ФНС от 28.02.2020 N БС-4-11/3347.

183 дня пребывания в Российской Федерации исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которые человек находился в Российской Федерации в течение 12 следующих подряд месяцев (Письмо Минфина России от 06.06.2014 N 03-04-05/27351).

Для исчисления сумм НДФЛ при каждой выплате доходов налоговый агент должен принимать во внимание количество дней пребывания физического лица в Российской Федерации на дату фактического получения дохода за 12-месячный период, предшествующий этой дате (Письма ФНС России от 19.09.2016 N ОА-3-17/4272@, от 06.09.2016 N ОА-3-17/4086, от 23.06.2014 N ОА-3-17/2049@).

Датой фактического получения дохода в виде заработной платы признается последний день календарного месяца, за который она выплачивается (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Статья 73 Договора «Налогообложение доходов физических лиц» гласит:

В случае если одно государство-член в соответствии с его законодательством и положениями международных договоров вправе облагать налогом доход налогового резидента (лица с постоянным местопребыванием) другого государства-члена в связи с работой по найму, осуществляемой в первом упомянутом государстве-члене, такой доход облагается в первом государстве-члене с первого дня работы по найму по налоговым ставкам, предусмотренным для таких доходов физических лиц - налоговых резидентов (лиц с постоянным местопребыванием) этого первого государства-члена.

Положения настоящей статьи применяются к налогообложению доходов в связи с работой по найму, получаемых гражданами государств-членов.

Таким образом, все остальные выплаты (не связанные с выплатой по ТД (ГПХ) следует облагать по ставке в зависимости от статуса иностранца – резидент или еще нет.

Как подтвердить пересечения границы.

Если при пересечении границы такие отметки не ставятся (например, на границе с Белоруссией, Казахстаном, Арменией - в силу Договора о Евразийском экономическом союзе), то подтверждающими документами могут быть авиа- и железнодорожные билеты, квитанции из гостиниц.

Таким образом, документами, которые подтверждают статус налогового резидента, могут быть:

- копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы;

- квитанции о проживании в гостинице;

- внутренние документы организации.

С 1 июля 2017 года в обязанности налоговых органов вменена выдача по заявлению налогоплательщика ему или его представителю документа, подтверждающего статус налогового резидента РФ (подп. 16 п. 1 ст. 32 НК РФ). А Приказом ФНС России от 07.11.2017 N ММВ-7-17/837@ утверждены форма такого заявления, форма данного документа, а также Порядок и формат его представления в электронной форме или на бумажном носителе.Подтвердить статус резидента можно на официальном сайте налоговой службы. Электронный сервис позволяет заявителю заполнить, зарегистрировать и отправить в налоговый орган заявление о представлении документа, подтверждающего статус налогового резидента Российской Федерации, а также получить результат обработки заявления - документ, подтверждающий статус налогового резидента Российской Федерации, или отказ. Без авторизации на сервисе можно проверить документ, указав проверочный код.

Ответ подготовлен Мейсак Валентиной Олеговной (Аудитор (аттестат № К029769 Приказ Минфина РФ от 13.04.2009 № 166), налоговый консультант (аттестат № 20572 от 01.04.22))

Чтобы получить экспертный разбор вашей конкретной ситуации по любым спорным и неоднозначным вопросам законодательства, свяжитесь с нами

по телефону: 8 800 234-26-77

Новая форма СЗВ-М-отчета в Пенсионный фонд вступает в силу 30 мая

Постановлением Правления ПФР от 15.04.21 № 103п установлена новая форма СЗВ-М и порядок его заполнения. Оно вступит в силу 30 мая и отменит силу предыдущего приказа от 01.02.16 № 83п, которым был утвержден действующий бланк отчета.
Отчет за май уже надо будет сдавать по новой форме СЗВ-М, срок - до 15 июня 2021 года включительно

Изменения в новой форме СЗВ-М

Изменения порядка заполнения СЗВ-М приведены в самой форме и носят, скорее, технический характер. Внешний вид формы сохранил предыдущий образец со всеми 4 разделами:

Измененная форма СЗВ-М в разделе 4 «Сведения о застрахованных лицах» требует указывать сведения о застрахованных лицах, на которых распространяется ОПС в соответствии со ст. 7 ФЗ от 15.12. 2001 г. № 167.
Форму СЗВ-М подают на застрахованных лиц. К застрахованным лицам федеральный закон относит: граждан РФ; постоянно или временно проживающих в РФ иностранных граждан или лиц без гражданства; иностранных граждан или лиц без гражданства, временно пребывающих в РФ. Исключение – высококвалифицированные специалисты.
Также в новую форму СЗВ-М теперь придется включать директоров - единственных учредителей. Касательно необходимости подачи формы СЗВ-М на ИП при заключении предпринимателей гражданского договора с фирмой, придется уточнять в регулирующем органе - Пенсионном фонде России. Потому как встает вопрос - является ли обеспечивающее себя работой и уплачивающее страховые взносы лицо застрахованным для организации?

Заполнение СЗВ-М и сдача в ПФР

В случае, если отчет будет содержать 25 и более застрахованных лиц (включая лиц, заключивших гражданско-правовой договор), то страхователь должен сдать СЗВ-М через интернет — в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Сведения на менее чем на 25 человек допускают отчет в бумажном виде (абз. 3 п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Бумажный отчет можно будет заполнить вручную (цвет шариковой ручки — любой, кроме красного и зеленого) печатными буквами или на компьютере. Помарки, исправления и сокращения - исключаются. В форме СЗВ-М надо будет указать дату составления, подписать и поставить печать. Индивидуальные предприниматели заверяют документы личной подписью. Реквизиты «Наименование должности руководителя», «Расшифровка подписи» - обязательны к заполнению.

Заполнить и сдать СЗВ‑М вам помогут специалисты «БиПИ». Если же вы хотите это сделать самостоятельно, но остались вопросы – обращайтесь по любой удобной для вас связи, и мы проконсультируем Вас бесплатно.

С 1 сентября размер больничных по уходу за детьми увеличивается на 100%

Министерство труда и социальной защиты сообщает, что выплата пособий по временной нетрудоспособности для ухода за больным ребенком до 7 лет начнется с 1 сентября 2021 года

Выплата больничных по уходу за детьми до 7 лет составит 100% от среднего заработка. Эту меру поддержки получат около 1,5 млн россиян.
Обращаем внимание, что согласно действующим нормам, размер больничного пособия будет определяться размером страхового стажа.

Минтруда уточняет: «Если страховой стаж составляет 5 - 8 лет, то пособие составит 80% среднего заработка, но не более 59 200 рублей в среднем за месяц. Для тех, у кого страховой стаж 8 и более лет, он равен 100% среднего заработка, но не более 74 001 рубля в среднем за месяц». Антон Котяков, министр труда, отметил, что «эта мера не приведет к увеличению расходов работодателей. Выплаты осуществляются напрямую из бюджета Фонда социального страхования. Оформлять какие-либо дополнительные документы родителям не потребуется, Фонд произведет расчеты самостоятельно на основании данных больничного листка».

Законопроект был одобрен Совфедом, а инициатором выступил Владимир Путин на ежегодном Послании Федеральному собранию.

Также напоминаем, что Фонд социального страхования переходит на проактивные выплаты по больничным листам и пособиям по материнству (кроме ежемесячного пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет), которые будут начисляться в беззаявительном порядке. Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам будет осуществляться на основании электронных листков нетрудоспособности (Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ).
Технология назначения и выплаты страхового обеспечения с учетом электронного обмена сведениями со страхователями, медицинскими организациями, органами государственных внебюджетных фондов, медико-социальной экспертизы вступит в законную силу 1 января 2022 года. При этом с работодателей не снимается ответственность за правильность и своевременность предоставляемых данных.

ФСС в письме от 31 марта указал, кто и как может оценить размер выплаты пособия по временной нетрудоспособности работника

Фонд социального страхования в письме от 31 марта 2021 года (№ 15-15/7710-7534л) указал, что если работник в период больничного отпуска нарушил без уважительных причин режим, установленный ему лечащим врачом, то размер пособия по временной нетрудоспособности ему снизят

В письме также сообщается, что уважительность причины устанавливается лечащим врачом и фиксируется на больничном листе отметкой о нарушении режима. Такое допустимо, если: сотрудник без уважительных причин нарушил режим, предписанный лечащим врачом; без оправдывающих причин не явился в назначенный срок на врачебный осмотр или на проведение медико-социальной экспертизы.

При наличии такой отметки в листе пособие будет выплачено в следующем размере:

При этом организация оплатит только первые 3 дня больничного

Надо отметить, что согласно утвержденным порядком выдачи и оформления листков врач может фиксировать только факт нарушения режима, но не оценивать уважительность причин нарушения. При этом, закон не устанавливает конкретного перечня причин, которые могут считаться уважительными. Решение принимает непосредственно лечащий врач в индивидуальном порядке. Причины допущенных работником нарушений может также выяснить работодатель, взяв у сотрудника объяснение или потребовав документы, подтверждающие уважительность причины, при наличии у работодателя комиссии по соцстрахованию.

Фонд социального страхования, оплачивая больничный с отметкой о нарушении режима (которую проставляет лечащий врач) в рамках системы «прямых выплат», как следует из письма, учтет решение комиссии, если она сумеет обосновать вынужденность нарушения работником режима. Итак, если в компании действует комиссия по социальному страхованию, то при наличии отметки в больничном о нарушении режима, соответствующая комиссия вправе составить протокол о том, что нарушение режима было обосновано - чтобы больничный был оплачен без учета такой отметки.

В Положении о Фонде, утвержденном постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101 для обеспечения контроля за правильным начислением и своевременной выплатой пособий по социальному страхованию говорится, что соответствующая комиссия:

Таким образом, работодатели, по умолчанию исключенные из расчетов по больничным, в связи с внедрением системы «прямых выплат», могут повлиять на величину выплат пособия по нетрудоспособности через соответствующие комиссии.

С 1 апреля Правительство возвращает с больничных сотрудников старше 65

Письмом от 16.03.2021 № 17-1/10/П-1979 Минздрав предупредил, что с 31 марта перестанут действовать электронные коронавирусные больничные. Это значит, что с 1 апреля 2021 года с больничных на работу возвращаются сотрудники, старше 65 лет. Но из-за коронавирусной ситуации некоторым сотрудникам рекомендовали продолжить соблюдение режима самоизоляции. Так, сотрудникам старше 65 лет и имеющим хронические заболевания есть возможность получить оплачиваемый больничный листок.

Работники в возрасте 65 лет и старше, трудящиеся по трудовому договору, вправе оформить больничный для продолжения соблюдения режима самоизоляции. Это правило действует с апреля 2020 года.

ФСС на основании листка нетрудоспособности, который оформляли дистанционно, назначал и за свой счет платил пособия. Электронные больничные оформлялись медицинской организацией с кодом «03» (постановление Правительства от 16.04.2020 № 517).

С 1 апреля 2021 года Правительство признало утратившим силу свое постановление от 01.04.2020 № 402 и поправки к нему (постановление Правительства от 02.03.2021 № 300).

Минтруд отмечает в своем письме, если в регионе до 1 апреля примут решение о продлении режима самоизоляции для работников 65+, то электронный карантинный больничный они смогут получить только на период до 31.03.2021 включительно.

С 1 января 2021 года действуют новые правила для пособий сотрудников. К примеру, Фонд социального страхования перечисляет напрямую застрахованным пособия: больничные, в том числе в связи с несчастными случаями и профзаболеваниями; по беременности и родам; по уходу за ребенком до 1,5 лет; за постановку на учет в ранние сроки беременности; при рождении ребенка.

Дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом и пособие на погребение по-прежнему будут выплачивать работодатели, а ФСС будет возмещать эти расходы – перечислять средства на счет страхователя. По прежним правилам фонд будет возмещать гарантированный перечень услуг по погребению.

Напоминаем, что с 2021 года за полный месяц на больничном, вне зависимости от страхового случая, стажа и фактического заработка, сотрудник должен получить не меньше 12 792 руб. (МРОТ). В случае, когда в регионе предусмотрен районный коэффициент, то за полный месяц пособие должно составить МРОТ с учетом районного коэффициента (ст. 4 Закона от 29.12.2020 № 478-ФЗ).

Также с 1 февраля из-за индексации изменился ряд пособий. По вопросу о перечне выплат и размерах индексации вы сможете подробней узнать, позвонив на горячую линию «БиПИ» 8 (800) 234 26 77 или оставив заявку в форме обратной связи.

С 1 марта предприятиям грозят штрафы до 500 000 рублей, если не введут в делопроизводство новую форму согласия сотрудника на обработку персональных данных

С 1 марта 2021 года все работодателям придется передавать персональные данные сотрудников по новым правилам. Персональные данные – это новое понятие в законе, на распространение которых сотрудник должен дать согласие в письменной форме. Это значит, что ранее практикуемое стандартное согласие об обработке персональных данных, где сотрудник не возражал против передачи их третьим лицам, отменено. В новой форме должна быть графа, где сотрудник укажет, какую информацию он готов передавать и куда, а какую – не готов

Согласие не потребуется, если подаете отчет в государственные органы, в которых нужны почта или телефон работника. Чиновники включили эту информацию в единую информационную систему, обеспечивающую обработку биометрических персональных данных (постановление Правительства от 13.09.2019 № 1197). Подробные разъяснения привел Роскомнадзор, выступающий в роли государственного органа, осуществляющего контроль в данной сфере деятельности.

Согласно документу, работодатель может не получать согласия на обработку персональных данных в следующих случаях:

Отсутствие необходимости получения согласия на обработку персональных данных работника в данном случае связано с тем, что обязанность возлагается на субъект, предоставляющий эти сведения работодателю; сведения о работнике получены работодателем из открытых источников, например, из резюме, которое кандидат самостоятельно разместил в интернете, сделав его тем самым доступным неограниченному кругу лиц; обязанность по информированию широкой общественности о тех или иных сведениях о работнике предусмотрена действующим законодательством.

Согласие на обработку личной информации работодателю необходимо получить также от сотрудников, работающих на «удаленке», в режиме неполного рабочего времени, совместительства, привлеченных по договору гражданско-правового характера. Отказ работника компании подписать согласие на обработку персональных данных по образцу, установленному законодательством, не может рассматриваться работодателем как нарушение трудовой дисциплины. Но в случае, когда работодателю придется выбирать между кандидатами со сходными профессиональными характеристиками, он может отдать предпочтение тому, который дает согласие на использование личных данных.

Порядок, по которому нужно хранить и использовать персональные данные сотрудников, работодатель устанавливает сам в локальном акте организации. Таким актом является Положение о работе с персональными данными сотрудников (ст. 86 ТК).

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит ряд конкретных требований, которые в обязательном порядке должны быть зафиксированы в согласии на обработку персональных данных: фамилия, имя, отчество; адрес проживания; серия, номер, дату выдачи паспорта и данные о выдавшем его ведомстве. Если согласие работодатель получает от законного представителя работника (перечень возможных лиц регламентирован законодательно), имеющего соответствующие полномочия, то сведения должны быть получены об обоих участниках процесса — самом работнике и его представителе. Если работодатель планирует поручить обработку собранных сведений другому лицу, соответствующие данные должны быть указаны и о нем.

Обязательно оформляйте согласие на обработку персональных данных у каждого сотрудника, трудоустроенного в организации, перед их обработкой, иначе придется платить штраф Роскомнадзору  до 500 000 рублей.

Кадровый учет

Группа компаний «БиПИ» предлагает ООО и ИП Санкт-Петербурга, Москвы и регионов ведение кадрового учета на условиях аутсорсинга. Сотрудничество с нами гарантирует полное выполнение требований трудового законодательства при разумном уровне финансовых расходов

Задачи кадрового учета в организации

Заключение договора с аутсорсинговой компанией намного быстрее, проще и выгоднее решает вопрос ведения грамотного делопроизводства, чем прием в штат предприятия нового сотрудника или создание специального подразделения. Кадровый учет в организации ведется для реализации следующих целей:

  • соблюдение положений ТК РФ и других нормативных документов в сфере трудового права
  • оптимизация политики предприятия
  • аудит и проверка правильности оформления имеющихся в компании документов
  • уменьшение количества или сведение к нулю числа трудовых споров с сотрудниками фирмы.

Состав работ по ведению кадрового учета

Сотрудничая с ООО или ИП, специалисты нашей компании всегда используют самые передовые технологии. Это, в том числе, приводит и к задействованию функциональных возможностей самой популярной среди представителей российского бизнеса бухгалтерской программы – 1С кадровый учет. Перечень пошагово выполняемых работ включает:

  • анализ существующей на предприятии документации
  • в случае необходимости – восстановление или исправление документов делопроизводства, вести которые в отношении личного состава компании является обязательным требованием правовой базы
  • разработка правил оформления документации
  • внедрение или оптимизация конфигурации программных продуктов, используемых в работе, чаще всего - системы 1С кадровый учет
  • оформление полного комплекта документов (приказы, трудовые контракты и т.д.), связанных с приемом на работу, выполнением должностных обязанностей и управлением перемещений сотрудников внутри структуры предприятия.

Плюсы кадрового учета персонала на аутсорсинге

Предлагаемый «БиПИ» способ сотрудничества, для различных ООО и ИП на условиях аутсорсинга, предоставляет клиентам ряд весомых преимуществ. В числе плюсов, которые вам предоставит наш способ работы:

  • доступная стоимость консалтинговых услуг за год или другой календарный период
  • экономия на зарплате собственного работника отдела кадров и расходах на создание его рабочего места
  • профессионализм штатных специалистов
  • большой опыт группы компаний, продуктивно работающей на рынке более 10 лет.

Дополнительный бонус ведения кадрового учета в нашей компании – возможность заключения комплексного договора. Он включает бухгалтерское и правовое сопровождение бизнеса на выгодных для потенциального клиента условиях.