Электронная подпись – это цифровой аналог собственноручной подписи. c помощью которой можно подписывать электронные документы (ЭД).
На документе ЭП выглядит как набор символов. Иногда как штамп с подписью и печатью. Есть случаи, когда электронная подпись в принципе не видна на документе.
Виды электронной подписи
- Простая электронная подпись. Это ЭП, которая подтверждается посредством использования кодов, паролей и иных средств. Это наименее защищенный вид подписи.
Получить простую электронную подпись для физлиц, легко и быстро. На определенных сайтах можно заполнить регистрационную форму, а затем ввести код, отправленный в смс-сообщении по указанному телефонному номеру. Затем оператор выдает логин и пароль, которые будут являться простой электронной подписью для входа в соответствующий сервис.
Простая ЭП часто используется гражданами в банковской сфере для подтверждения банковских операций. А организации используют простую ЭП во внутреннем документообороте, например, когда идентификация работника производится с помощью корпоративной электронной почты.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Это подпись, которая позволяет определить лицо, подписавшее документ, обнаружить факт внесения изменений в ЭД после момента его подписания и прочее. НЭП приравнивается к собственноручной подписи, только если предусмотреть это соглашением или нормативным правовым актом. НЭП используется во внутреннем документообороте организаций, а также во взаимоотношениях с контрагентами по договоренности. Получить его можно в любом удостоверяющем центре.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Дополнительно к признакам, перечисленным для НЭП, ключ проверки КЭП указан в квалифицированном сертификате, а для создания и проверки КЭП используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям Закона об электронной подписи. Сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром или Минцифры в электронном виде или на бумаге. Электронная подпись действует только в течение срока действия сертификата, а срок действия устанавливает удостоверяющий центр. Каждый гражданин может посмотреть через портал госуслуг информацию о сертификатах, выданных на его имя. Таким образом КЭП автоматически приравнивается к собственноручной подписи.
На сегодняшний день он используется для сдачи отчетности в электронном виде в ИФНС, ПФР, ФСС и другие госорганы, для подачи документов в суд, для получения госуслуг, для документооборота с контрагентами.
Ключ электронной подписи
Ключ электронной подписи – это уникальная последовательность символов, с помощью которой создается ЭП. Доступ к ключу есть только у владельца. Одновременно с ключом электронной подписи выдается ключ проверки электронной подписи. Он нужен для того, чтобы получатель документа мог проверить подлинность ЭП.
Как получить электронную подпись с 1 января 2022 г. бесплатно
По общему правилу с 1 января 2022 г. организации и предприниматели смогут применять лишь квалифицированную электронную подпись (КЭП), сертификат которой выдает удостоверяющий центр ФНС. Срок ее действия будет 15 месяцев.
Кстати, УЦ ФНС уже начал выдавать электронные подписи с 1 июля 2021 г. (Информация ФНС от 15.07.2021).
Квалификационные сертификаты для юридических лиц и предпринимателей выдаются бесплатно. Владельцем сертификата ключа проверки ЭП юрлица будут указывать организацию и лицо, которое действует от ее имени без доверенности (руководителя).
Квалификационные сертификаты будут выдаваться территориальными налоговыми органами по предварительной записи. Услуга оказывается независимо от места регистрации заявителя в любой точке выдачи УЦ ФНС или в точках выдачи доверенных лиц УЦ ФНС. Заявитель должен лично представить в налоговую инспекцию заявление на выпуск КЭП, паспорт, СНИЛС и пройти процедуру идентификации.
Для подготовки заявления на выдачу квалифицированного сертификата и приобретения ключевых носителей можно обратиться к оператору электронного документооборота.
Что будет с электронными подписями, выданными в 2021 году?
Если сертификат ЭП был создан УЦ, получившим аккредитацию после 1 июля 2020 г., то полученная в 2021 г. подпись будет действовать и в 2022 г. до конца срока своего действия. Причем это касается всех владельцев квалифицированных сертификатов ключа проверка ЭП. Как физлиц, действующих от имени юрлица на основании учредительных документов или доверенности, так и физлиц, действующих от имени юрлица без доверенности. А вот уже по окончании срока действия сертификата электронную подпись юрлица или ИП придется получать именно в УЦ ФНС.
Если же УЦ не прошел аккредитацию, то сертификат ЭП будет действителен только до 01.01.2022 .
Как сделать электронную подпись в 2021-2022 году?
Сама электронная цифровая подпись выдается бесплатно. Но для ее записи нужно приобрести носитель (флешку), на котором будет сгенерирована подпись, то есть закрытый ключ.
Скопировать квалифицированный сертификат, выданный УЦ ФНС, на другой носитель невозможно, поскольку такие сертификаты являются не экспортируемыми.
Теоретически можно будет работать с КЭП и на мобильных устройствах, если будет установлен сертифицированный криптопровайдер с возможностью подключения носителя ключа.
Для получения ЭП УЦ придется посетить всего один раз. Причем можно заранее заполнить заявление онлайн и тогда ЭП оформят еще быстрее. А для перевыпуска сертификата вообще не придется обращаться в УЦ – сертификат можно обновить удаленно через специальные сервисы. То есть в 2022 г. электронную подпись можно будет продлить онлайн.
Кстати, в случае потери носителя с ключами электронной подписи нужно обратиться в УЦ, выдавший сертификат, с заявлением на отзыв этого сертификата. Это надо сделать незамедлительно, чтобы нашедшие флешку с КЭП не успели ею воспользоваться.
Как подписать электронной подписью?
Процесс подписи документа электронной подписью устанавливается оператором. Кто-то просит дополнительно вводить пароль к сертификату электронной подписи. Другие используют иные дополнительные средства защиты. Третьи допускают подпись документа электронной подписью просто при воткнутом в устройство ключевом носителе.
Отметим, что КЭП позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Поэтому при внесении изменений в документ, подписанный электронной подписью, документ необходимо подписать заново электронной подписью.
Электронная подпись для юридических лиц: как учесть расходы
В бухучете любые расходы на приобретение ЭП (без учета входного НДС) включаются в расходы по обычным видам деятельности . Причем, учитывая, что сумма расходов, невелика, всю сумму можно признать единовременно, не растягивая на период действия сертификата. Покажите затраты на получение электронной подписи на счете 26 или 44.
Организации и ИП, применяющие общий режим налогообложения и являющиеся плательщиками НДС, принимают входной НДС по расходам на ЭП к вычету при наличии счета-фактуры.
Для целей налогообложения прибыли стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию ключа ЭП, ключа проверки ЭП, сертификата и материального носителя ключа ЭП без учета НДС, можно учесть в составе прочих расходов.
Если вам нужна помощь в финансовых или юридических задачах, обращайтесь в БиПИ любым удобным способом. Мы всегда на связи и готовы к встрече.