СИТУАЦИЯ:
В рамках утвержденного внутреннего регламента лояльности и заботы о моральном и психологическом состоянии сотрудников, связанных со стрессовыми условиями труда, организация на корпоративных совещаниях поощряет таких сотрудников денежными сертификатами, стоимостью более 4000р. НДФЛ удерживаем, НДС начисляем. Можно ли списать их стоимость в расходы и принять НДС к вычету?
ОТВЕТ:
Поощрения в рамках утвержденного внутреннего регламента лояльности и заботы о моральном и психологическом состоянии сотрудников, связанных со стрессовыми условиями труда по сути, являются частью системы оплаты труда и выдаются не по договору дарения, а на основании трудового договора или локальных актов организации (ст. 191 ТК РФ).
Поощрение в форме, например, денежного сертификата является поощрением за труд, НДФЛ начисляется с полной его стоимости без учета необлагаемой величины 4000 рублей (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 226 НК РФ).
Если вручаете денежный сертификат работнику как поощрение за его труд, то взносы нужно начислить, так как это уже выплата в рамках трудовых отношений (ст. 191 ТК РФ, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Сертификат передаете своему работнику как поощрение за труд, и затраты на его покупку можно учесть в расходах на оплату труда, при условии, что вручение таких подарков предусмотрено трудовым договором или локальными актами организации (например, коллективным договором) (п. 2 ст. 255 НК РФ, ст. 191 ТК РФ, Письма Минфина России от 02.06.2014 N 03-03-06/2/26291, от 22.11.2012 N 03-04-06/6-329).
Передача ценных подарков в неденежной форме облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).
После вручения подарков надо составить счет-фактуру (в единственном экземпляре), или бухгалтерскую справку-расчет, или другой сводный документ, в котором указываются суммарные данные по передаче ценных подарков, и зарегистрировать его в книге продаж (п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
Можно ли принять к вычету НДС, уплаченный при приобретении подарков сотрудникам?
Согласно официальной позиции, выраженной в Письмах Минфина России, можно принять к вычету НДС, уплаченный при приобретении подарков сотрудникам, поскольку передача подарков является объектом обложения НДС (Письмо Минфина России от 18.08.2017 N 03-07-11/53088, Письмо Минфина России от 31.03.2005 N 03-04-11/71, Письмо Минфина России от 10.04.2006 г. N 03-04-11/64
Есть судебный акт, подтверждающий данную точку зрения - Постановление ФАС Московского округа от 12.03.2009 N КА-А40/1726-09 по делу N А40-50791/08-117-160.
Суд установил, что общество приобрело новогодние подарки для передачи своим работникам, что в силу пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ является объектом налогообложения по НДС. Таким образом, поскольку подарки были приобретены для операций, облагаемых НДС, налогоплательщик вправе принять к вычету НДС, уплаченный при их приобретении.
По поводу документального оформления материального поощрения сотрудников (ч. 1 ст. 191 ТК РФ):
в случае вручения ценного подарка в неденежной форме являющейся стимулирующей выплатой и связанной с выполнением трудовых функций (ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 1 ст. 191 ТК РФ), то передача ценного подарка осуществляется на основании следующих документов:
1) положения об оплате труда, правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора, коллективного договора (при его наличии) (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 129, ч. 1, 2 ст. 135, ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
2) представления к награждению ценным подарком, которое оформляет руководитель работника (не является обязательным документом). В представлении указываются данные работника, его трудовые достижения, вид поощрения - награждение ценным подарком;
3) приказа о поощрении работников (работника) ценными подарками по формам Т-11а, Т-11 или по самостоятельно разработанной форме (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)).
В приказе указываются:
• мотив поощрения. Например, "за добросовестный эффективный труд", "за добросовестное исполнение трудовых обязанностей", "награждение за успехи в работе" (ч. 1 ст. 22, ч. 1 ст. 191 ТК РФ). Мотив поощрения может быть конкретизирован с указанием трудовых достижений работника (например, достигнутый процент выполнения плана продаж цифровой техники, разработка нового функционала программного продукта в количестве более 10 задач и пр.). Формулировки должны соответствовать трудовым достижениям для такого вида поощрения, установленным в локальном нормативном акте работодателя;
• вид поощрения - ценный подарок.
Для приобретения ценных подарков оформляется приказ руководителя (в произвольной форме) о приобретении ценных подарков для поощрения работников.
Оприходование ценных подарков осуществляется на основании счетов-фактур, товарных накладных продавца.
Выдача ценных подарков производится на основании ведомости выдачи подарков, форму которой утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В ведомости, как и в приказе о поощрении, нужно указать мотив и вид поощрения, а также предусмотреть колонки "Ф.И.О. работника", "Структурное подразделение", "Должность работника", "Подарок" с отдельным указанием его наименования, количества и стоимости, "Дата получения", "Расписка в получении".
В личную карточку работника (если она ведется) (в разд. VII "Награды (поощрения), почетные звания") или в соответствующий раздел самостоятельно разработанной формы следует внести запись о поощрении ценным подарком. Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам.
Также необходимо внести запись о поощрении ценным подарком в раздел "Сведения о награждении" трудовой книжки на основании приказа о поощрении работника не позднее 5 рабочих дней (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9, разд. IV Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 19.05.2021 N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250). Запись вносится на основании приказа о поощрении работника и должна соответствовать его формулировкам.
Вывод: Что мы с коллегами хотели сказать применительно к вашей ситуации.
Каждая сфера деятельности предприятия (специфика ее услуги) несет определенные задачи, для достижения которых руководство должно обеспечить наемных сотрудником определенным инструментарием, с целью достижения наивысших показателей своей услуги (она высокоорганизована, она востребована, в ней нуждаются, потому что на другом конце провода профи – выдержанные, грамотные, стрессоустойчивые – счастливые люди, которые любят свою работу, ценят ее, гордятся и довольны организацией их труда, а результат для бизнеса – это высокая степень отдачи сотрудников, повышение производительности труда.
Чтобы ваши сотрудники были счастливыми людьми их надо поощрять и стимулировать на подвиги ради любимого предприятия!
Ответ подготовлен Мейсак Валентиной Олеговной (Аудитор (аттестат № К029769 Приказ Минфина РФ от 13.04.2009 № 166), налоговый консультант (аттестат № 20572 от 01.04.22))
Чтобы получить экспертный разбор вашей конкретной ситуации по любым спорным и неоднозначным вопросам законодательства, свяжитесь с нами
по телефону: 8 800 234-26-77