В «БиПИ» обратился журнал «Расчет» за консультацией, как внедрить электронный документооборот. Предлагаем вам ответ, который был получен и опубликован на сайте СМИ

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, вероятнее всего, в скором времени каждая компания, так или иначе, столкнется с цифровыми версиями привычных документов при работе с контрагентами. Внедрение в компании ЭДО позволяет экономить не только денежные ресурсы на покупку бумаги, принтеров и картриджей для них, но и временные. Формирование самих документов может быть ускорено, сотрудники получат возможность работать с юридически значимыми документами в любой точке мира, что особенно актуально в период массового перехода специалистов на дистанционную работу. Важно также, что бумажные документы иногда теряются, что может привести к штрафам от налоговой. Электронный документооборот сводит этот риск к минимуму. У операторов ЭДО обычно есть несколько тарифных планов в зависимости от объема документооборота. В среднем такая услуга оценивается от 5 до 10 рублей за документ. В месяц бюджет компании на электронный документооборот может составить порядка 4000 рублей за 600 документов. При расчете стоимости внедрения ЭДО нужно учесть другие статьи расходов, которые останутся в прошлом: стоимость производства бумажных документов, их хранения, а также расходы на службы доставки.

«БиПИ» заключил в 2020 году партнерские соглашения с поставщиками ПО по внедрению цифрового докуметооборота и постоянно расширяет круг поставщиков, чтобы предлагать своим Клиентам технологичных, опытных  контрагентов по внедрению электронного обмена деловой документацией.

О внедрении электронного документооборота разговоры идут давно, но 25 декабря 2020 года протоколом №34 цифровизация разрешена на официальном уровне

Стратегия электронного управления документами регулирует порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и др. Чтобы изменить или внедрить СЭД (систему электронного документооборота) вам потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес-процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности, вам придется пройти 4 этапа внедрения новой системы ЭДО:

1. Мониторинг, выбор, покупка: продолжительность зависит от принятия и одобрения ПО вашей командой. Компании придется провести много практических исследований, чтобы убедиться, что вы покупаете программное решение, которое лучше всего подходит для всей вашей команды, ваших клиентов, субподрядчиков. Вам также необходимо иметь в виду, что решение, которое вы выберете сегодня, должно быть направлено в будущее. Никогда не соглашайтесь на СЭД, которая не способна расти и расширяться вместе с вашим бизнесом!

После принятия решения, думаю, для вас и высокотехнологичной компании-разработчика ПО подписать контракт и определить следующие шаги - не составит никакого труда.

2. Установка: у каждого разработчика СЭД имеются лучшие решения для скорого внедрения. С учетом того, что большая часть ПО управления документацией предназначена для выполнения различных процессов, для завершения первичной установки и настройки, скорее всего, потребуется две-три недели. Помните, что у всех компаний и проектов свои индивидуальные потребности, требующие определенных конфигураций для обеспечения оптимальной и эффективной работы.
3. Предпочтения: ваша команда, скорее всего, привыкла работать определенным образом. Поэтому, компания-разработчик программного обеспечения должна иметь возможность настроить СУД (систему управления документами) для поддержания макетов, соглашений (для метаданных и целей кодирования), шаблонов и рабочих процессов, которые прописаны в вашем договоре. Сколько времени это займет, зависит от ваших потребностей в конфигурации и идеальных рабочих процессов. На этом этапе настройка является ключом к вашему успеху. Не соглашайтесь с компанией, которая не сможет персонализировать вашу СЭД в соответствии со спецификой вашей деятельности. Помните, что для получения максимальной рентабельности инвестиций в цифровизацию, вам необходимо ПО, которое адаптивно к вашим потребностям, а не наоборот.
4. Миграция: «А как быть с редактированием документов, данных и чертежей, которые существуют в старой системе?» - спросят некоторые. Действительно, это может стать серьезным препятствием для внедрения нового программного обеспечения, поэтому важно, чтобы вы оценили возможности и функции поддержки любой СЭД, которую вы рассматриваете. Как и в случае с этапом 3, время миграции зависит от ваших потребностей. Планируйте переход, задавая себе такие вопросы, как: «Сколько данных необходимо перенести?», «Насколько я хочу, чтобы старое ассимилировалось с новым?», «Какой процент качества и доступности я потеряю в процессе?». Очень важно, чтобы вы работали с компанией-разработчиком, которая знает, какую вам рекомендовать и внедрить СЭД, чтобы соответствовать потребностям ваших целей и задач. Также эксперты, которых вы выберете в качестве подрядчиков, должны понимать, что слишком быстрый переход к сложному решению может привести к серьезным и потенциально дорогостоящим последствиям. Но они также должны брать ответственность за представленные решения, которые помогут вам достичь успеха - независимо от сроков, сложности или объема потребностей вашего проекта.

Подробная статья о возможностях перехода на электронный документооборот с комментариями руководителя «БиПИ», Валентины Мейсак, опубликована на сайте журнала "Расчет". Если у вас остались вопросы, то предлагаем перейти на ресурс издания: (file:///C:/Users/User/Dropbox/%D0%9C%D0%BE%D0%B9%20%D0%9F%D0%9A%20(XService)/Downloads/9098_5b939810_oyJzuU6W_1611233121%20(1).pdf) или связаться с нами удобным для вас способом, и мы оперативно подключим к решению вопроса профильных специалистов.

Налоговая служба РФ сегодня – это самая разветвленная инфраструктура среди государственных, использующая передовые информационные технологии. К нам, в «БиПИ» обратились за экспертным мнением о возможностях снижения налоговой ставки в 2021 году из «Делового мира».

Ответ дал руководитель группы компаний «БиПИ», сертифицированный аудитор, Валентина Мейсак

ФНС занимает третье место в Европе по уровню цифровизации и внедрению новейших коммуникационных платформ. Этот факт значительно упростил взаимодействие налоговых инспекторов с бизнесом и простыми гражданами: сократил время на подготовку и подачу налоговой отчетности, расширил спектр услуг и повысил качество сервиса и оптимизировал цифровой удаленный доступ. Для специалистов же (бухгалтеров, в частности), которые часто играют посредническую роль между налоговым органом и налогоплательщиком, начало и конец года традиционно являются периодом ожидания изменений и нововведений. Так, с января 2021 года действующая система единого налогообложения на вмененный доход теряет свое применение. Предприятиям и ИП предоставлен выбор перехода на альтернативную систему налогообложения. С целью поддержки малого бизнеса в условиях ухудшения ситуации по распространению коронавирусной инфекции Правительством РФ принято решение о передаче субъектам РФ на местах полномочий, направленных на снижение ставок УСН до 1 % (при УСН «Доходы») и до 5 % (при УСН «Доходы-Расходы). Пониженная ставка может распространяться на всех налогоплательщиков или устанавливаться для определенных категорий. Также законами субъектов РФ могут быть предоставлены налоговые каникулы.

Ставка УСН может быть установлена в размере 0 % для ИП, впервые зарегистрированных после вступления в силу указанных законов и осуществляющих предпринимательскую деятельность в производственной, социальной и (или) научной сферах, а также в сфере бытовых услуг и по предоставлению мест для временного проживания?

Если быть конкретней, то с 1 января 2021 года предприниматели на упрощенке смогут применять налоговые каникулы до 2024 года (Закон от 31.07.2020 № 266-ФЗ). Это значит, что при выполнении определенных условий, ИП освобождается от налога на УСН в течение двух налоговых периодов работы: - если в регионе принят закон о налоговых каникулах для предпринимателей определенной сферы деятельности; - индивидуальное предпринимательство зарегистрировано после принятия соответствующего закона. Упрощенщики могут пользоваться нулевой ставкой, если с начала 2021 года их доходы не будут превышать 150 000 000 руб., а средняя численность сотрудников сохранит установленный лимит в 100 человек. При увеличении указанных цифр, ставки увеличатся и составят 8% при объекте «доходы» и 20% при объекте «доходы минут расходы». Повышенная ставка начнет применяться с начала квартала, в котором одна из указанных позиций (доход/численность работников) превысит заявленные границы. При этом, авансовые платежи за истекшие отчетные периоды пересчитывать не придется. Доходы от льготируемого бизнеса должны составлять не менее 70 % всех доходов предпринимателя. По всем вопросам применения налоговой ставки 0 % и пониженных ставок УСН налогоплательщикам, следует обращаться в законодательные органы субъектов Российской Федерации по месту налогообложения.

Ситуация такова, что уже сейчас в регионах малый и средний бизнес, консолидируясь, обращается к главам, губернаторам, где просят о снижении налога по упрощенной системе. По их мнению, резкий переход с января 2021 года с единого налога на вмененный доход (ЕНВД) на УСН, особенно для предприятий МСП, остро переживающих пандемический кризис, значительно повышает коэффициент налогового бремени. Возможностью снижения ставок налога по УСН уже воспользовались 12 регионов России на 2021 налоговый год. Так, в Вологодской области ставка перехода с ЕНВД снижена до 1% по объекту «доходы» и 5% - «доходы минус расходы», Бурятия при переходе с ЕНВД на 2021 год установила ставки 1 и 6% соответственно, Ульяновская область - 1 и 4% соответственно. Отдельные регионы ставки снизили для всех, перешедших на УСН: Архангельская область - до конца 2021 года 4% по «доходам» и 8% - «доходы минус расходы», Хакассия - 4 и 7% пропорционально, Мурманская область - до 1 и 5% в соответствии. Веденные в субъектах Российской Федерации локальные льготные ставки упрощенной и патентной систем налогообложения, а также продление налоговых каникул поспособствуют выведению некоторых предпринимателей из тени и ведению открытой деятельности.

Руководство для предпринимателей

Итак, с 2021 года измененная налоговая отчётность позволит бизнесу, бухгалтерам экономить время на её подготовку. Предлагаем тезисно ознакомиться с изменениями налогового законодательства в применении УСН и рекомендуем при выборе системы налогообложения малому и среднему бизнесу (МСП) останавливать внимание на тех вариантах, которые наилучшим образом соответствуют его виду деятельности, возможностям и интересам:

1. Если предприятие или ИП превышает доход в 200 млн рублей, а среднее число сотрудников превышает 130 человек, то право на применение УСН теряется.

2. При объекте налогообложения «доходы» упрощенец может платить налог 8 процентов, если его доходы составляют 150 -200 (не достигая круглой суммы) млн рублей, а средняя численность – 100 - 130 человек.

3. При применении УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы ставка налога может составить 20 %, если доходы составляют 150 – 200 (не достигая круглой суммы) млн рублей, а средняя численность – 100 - 130 человек.

4. Необходимо поинтересоваться, какую ставку на 2021 год для вашего региона установили местные власти. Она может быть снижена с 6 до 1 процента на объекте «доходы», и с 15 до 5 процентов на объекте «доходы минус расходы». Возможно, придется сменить регион ведения деятельности.

5. Для всех, кто на объекте «доходы», в течение всего года необходимо оплачивать в первую очередь страховые взносы, т.к. на эти суммы можно уменьшить УСН (ИП без сотрудников – на всю сумму, для организаций и ИП с сотрудниками – на 50%). Если пользоваться банковским сервисами «Онлайн-бухгалтерия» или «Мое дело», то автоматический подбор рассчитает к оплате все налоги в полном объеме без занижения УСН.

6. Расширен перечень расходов по УСН. с 01.01.20 г.: разрешено включить в состав расходов затраты на средства защиты от коронавируса.

7. Для всех бывших вменёньщиков, перешедших с января 2021 года на УСН «доходы минус расходы», разрешено списать материальные расходы: стоимость сырья, материалов, товаров и расходов на их доставку, оплаченных в период применения ЕНВД. Списать их можно по мере реализации, использования, либо списания в производство.

8. Для всех упрощенцев с «доходами минус расходы» остается правило уплаты всего 1% с доходов, при условии получения убытка, либо если сумма рассчитанного налога меньше 1% от выручки.

9. Важно знать, что с 10 января 2021 года за операциями с наличными (Закон от 13.07.2020 № 208-ФЗ) в сумме 600 000 руб. и более банки будут вести полный контроль (ранее контролю подлежали только операции, свободные от хозяйственной деятельности). Также прозрачными станут почтовые переводы от 100 000 руб. и лизинговые платежи от 600 000 руб. Все расчеты с недвижимостью от 3 000 000 руб. будут фиксироваться банками (ранее контролировали сделки с переходом права собственности). Также с 1 марта 2021 года при выявлении подозрительных операций банк будет сообщать в Росфинмониторинг не только о самих операциях, но и о других действиях клиента, которые связаны с этими операциями. Банк проверит даже такие обыденные операции вашей компании с наличными, как выдача под отчет. А еще сообщит налоговикам, с какого компьютера вы входите в «Клиент-Банк».

• Очень хочется верить, что упрощенное налогообложение будет способствовать развитию малого и среднего предпринимательства в нашей стране. Потому что масштабирование этого сектора экономики поможет не только росту благосостояния страны, но и мирового рынка в целом.
• В передовых государствах, таких как Япония или США, доля малого и среднего бизнеса составляет около 50%, в Евросоюзе - в среднем 70%.
• В растущих экономиках, таких как Китай и Бразилия, весь производимый ВВП на 60% обеспечивается малым предпринимательством. Его развитие также необходимо для создания новых рабочих мест. Так, в некоторых государствах (Япония, Египет, Китай) до 80% трудоспособного населения занято именно в малом предпринимательстве. В США и Европейском союзе эта цифра находится в диапазоне от 55 – 70%.
• В Российской Федерации малое предпринимательство составляет только 10% от всего ВВП страны, и не более 20% трудоспособного населения, занятого в этом секторе.

По этой причине малое предпринимательство на данный момент не имеет большого значения при обеспечении государственных финансовых потребностей. Будем надеяться, что нововведения в упрощенной системе налогообложения позволят снизить налоговые нагрузки на коммерческую деятельность МСП, помогут развитию экономики путем обеспечения крупных мероприятий инновационными продуктами, разработками высокотехнологичных приборов и решений. Ссылка на статью в «Деловом мире»: https://delovoymir.biz/kak-snizit-nalog-po-usn-v-2021-godu.html