С 1 сентября 2021 года вступили в силу обновленные правила Минтруда, которые касаются ведения учета трудовых книжек. Основным форматом стала электронная форма, а от традиционных бумажных экземпляров отказались.

Рассмотрим основные изменения и их влияние на работу кадровиков и бухгалтеров.

Электронные бланки и отказ от бумажных

Согласно новым нормативам, трудоустроенным сотрудникам выдаются трудовые книжки исключительно в электронном виде. При этом старая инструкция Минтруда, которая регламентировала заполнение бумажных экземпляров, отменена, и работодатели больше не должны взимать плату за выдачу бланков-дубликатов и вкладышей.

Тем не менее, старые трудовые книжки все же действуют, но сотрудники, которые ранее использовали бумажные бланки, имеют право отказаться от них, и работодатель обязан вернуть их в течение трёх рабочих дней с момента подачи письменного заявления. Отказ регламентируется чётко определёнными правилами, включая текст записи.

Основные изменения и нововведения

1. Упрощение учета и хранения:
   • Инструкции по заполнению бланков более не действуют, а порядок учета упростился. Правила учета трудовых книжек требуют, чтобы документы были бумажными, прошитыми, но при этом не требовали пломбировки сургучом.
   • Записи о приеме внешних совместителей можно вносить по хронологии, либо сразу при приёме на работу или увольнении.
2. Изменения в оформлении и записи:
   • Новые правила разрешают вносить данные с использованием штампа, принтера или ручкой любого цвета. Однако запрещено делать исправления путем зачеркивания ошибочных записей. При отсутствии инструкции порядок внесения изменений пока не уточнён.
   • Запись об увольнении теперь делается так: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника», вместо прежней формулировки «Уволен по собственному желанию».

Пример: Если сотрудник увольняется по собственному желанию, работодатель должен написать в книжке нового образца: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника». Заверение подобных записей теперь не требуется.

Нужна ли книга учета трудовых книжек?

Учет новых трудовых книжек подразумевает, что вести книгу учета бланков и их движения нужно обязательно. Они могут быть утверждены работодателем самостоятельно или выполнены в соответствии с предыдущими образцами. И хотя в некоторых аспектах правила были упрощены, строгий контроль над учетом и хранением трудовых книжек остается.

Практическое применение и ответственность

Работодателям предоставлена свобода в организации ведения учета трудовых книжек, однако это не исключает необходимость соблюдения сроков и правильного оформления документов. К примеру, если сотрудник запрашивает документ для оформления социальных пособий, работодатель обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней. Новые правила позволяют сотрудникам использовать документы не только для пенсионного оформления, но и для других целей, таких как получение региональных выплат.

С введением новых правил учета трудовых книжек в бухгалтерии переход на электронные форматы стал официальным и неизбежным этапом. Это позволяет упростить учет и взаимодействие с трудовыми документами, а также сократить затраты работодателей на оформление бумажных экземпляров. Однако работа с электронными системами требует знания обновлённых нормативов и умения ими пользоваться.

Если у вас возникли вопросы, связанные с внедрением новых правил учета и хранения трудовых книжек, специалисты компании "БиПИ" всегда готовы оказать профессиональную консультацию и поддержку.