С 1 марта 2021 года все работодателям придется передавать персональные данные сотрудников по новым правилам. Персональные данные – это новое понятие в законе, на распространение которых сотрудник должен дать согласие в письменной форме. Это значит, что ранее практикуемое стандартное согласие об обработке персональных данных, где сотрудник не возражал против передачи их третьим лицам, отменено. В новой форме должна быть графа, где сотрудник укажет, какую информацию он готов передавать и куда, а какую – не готов
Согласие не потребуется, если подаете отчет в государственные органы, в которых нужны почта или телефон работника. Чиновники включили эту информацию в единую информационную систему, обеспечивающую обработку биометрических персональных данных (постановление Правительства от 13.09.2019 № 1197). Подробные разъяснения привел Роскомнадзор, выступающий в роли государственного органа, осуществляющего контроль в данной сфере деятельности.
Согласно документу, работодатель может не получать согласия на обработку персональных данных в следующих случаях:
- данные получены в ходе проведения процедур, входящих в состав обязательного медосмотра при приеме на работу;
- сведения получены работодателем из документов, предъявленных сотрудником при приеме на работу согласно перечню, установленному ст. 65 ТК РФ;
- информация передана работодателем кадровым агентством или иным субъектом, выступающим от его имени в процессе трудоустройства.
Отсутствие необходимости получения согласия на обработку персональных данных работника в данном случае связано с тем, что обязанность возлагается на субъект, предоставляющий эти сведения работодателю; сведения о работнике получены работодателем из открытых источников, например, из резюме, которое кандидат самостоятельно разместил в интернете, сделав его тем самым доступным неограниченному кругу лиц; обязанность по информированию широкой общественности о тех или иных сведениях о работнике предусмотрена действующим законодательством.
Согласие на обработку личной информации работодателю необходимо получить также от сотрудников, работающих на «удаленке», в режиме неполного рабочего времени, совместительства, привлеченных по договору гражданско-правового характера. Отказ работника компании подписать согласие на обработку персональных данных по образцу, установленному законодательством, не может рассматриваться работодателем как нарушение трудовой дисциплины. Но в случае, когда работодателю придется выбирать между кандидатами со сходными профессиональными характеристиками, он может отдать предпочтение тому, который дает согласие на использование личных данных.
Порядок, по которому нужно хранить и использовать персональные данные сотрудников, работодатель устанавливает сам в локальном акте организации. Таким актом является Положение о работе с персональными данными сотрудников (ст. 86 ТК).
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит ряд конкретных требований, которые в обязательном порядке должны быть зафиксированы в согласии на обработку персональных данных: фамилия, имя, отчество; адрес проживания; серия, номер, дату выдачи паспорта и данные о выдавшем его ведомстве. Если согласие работодатель получает от законного представителя работника (перечень возможных лиц регламентирован законодательно), имеющего соответствующие полномочия, то сведения должны быть получены об обоих участниках процесса — самом работнике и его представителе. Если работодатель планирует поручить обработку собранных сведений другому лицу, соответствующие данные должны быть указаны и о нем.
Обязательно оформляйте согласие на обработку персональных данных у каждого сотрудника, трудоустроенного в организации, перед их обработкой, иначе придется платить штраф Роскомнадзору до 500 000 рублей.
