Как учитывать и чем подтверждать транспортные расходы

Чтобы транспортные расходы на доставку товаров и служебные поездки можно было учесть при начислении налога на прибыль, необходимы первичные документы. Как правильно оформить транспортную накладную и как учитывать расходы на перевозку указываются в письме ФНС от 19.04.2021 г. № СД-4-2/5238.

В предыдущих материалах мы уже рассказывали как оформить транспортную накладную, а сейчас речь пойдет о ситуациях, когда и чем подтверждать транспортные расходы и как их учитывать.

К примеру, если организация закупает материалы и доставляет их самостоятельно на собственном транспорте, то необходимости в оформлении транспортной накладной - нет (подтверждено п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272, приложение № 4 к Правилам). Для подтверждения транспортных расходов достаточно будет путевого листа с реквизитами, установленными Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, чтобы учесть расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (Письмо Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).

В случае, когда поставщик доставляет товар на своем транспорте, и в договоре указана цена товара вместе с доставкой, то товарная накладная, оформленная надлежащим способом (по форме № ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132, либо по форме, которую организация разработала самостоятельно и утвердила в приказе об учетной политике ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ПБУ 1/2008), может служить для учета в расходах затрат по доставке товаров.

Если стоимость доставки товаров выделена отдельно, а товар поставляется поставщиком, то ТН или ТТН (форма № 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78) подходят для учета транспортных расходов. Такая позиция согласована Минфином в письме ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@.

В ситуации, когда доставка осуществляется сторонней компанией, имеется ТОРГ-12 на приобретение товара, но ни ТТН, ни ТН экспедитор не выдает, то подтверждающим документам может выступить договор с экспедитором о перевозке груза, а также экспедиторские документы (пп. 5, 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554; Приказ Минтранса от 11.02.2008 № 23):

• экспедиторская расписка с данными о грузоотправителе, грузополучателе, товаре;
• акт оказанных услуг;
• отчет экспедитора.

Транспортную накладную в этом случае оформлять не нужно.

В случае, когда организация доставляет товар самовывозом за счет работников на собственных автомобилях с накладными ТОРГ-12, то транспортные расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль на основании актов оказанных услуг (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом с работниками должны быть заключены договоры на оказание услуг по доставке товара (ГПД). А в расходах по прибыли учитывать компенсацию, не превышающую месячного норматива - 1200 или 1500 руб. в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля (сумма включает в себя расходы на ГСМ).

Примечания

1. Путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты, в частности, дату (число, месяц и год) и время (часы и минуты) проведения медосмотра со штампом «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

2. Налоговые органы могут исключить из расходов затраты на ГСМ по тем путевым листам, которые оформлены с нарушением.

3. Для учета расходов на ГСМ указание в путевом листе конкретного маршрута не является обязательным, так как этот реквизит не включен Минтрансом в соответствующий перечень. Но при разработке собственной формы путевого листа ее можно дополнить таким пунктом, как маршрут следования, чтобы упредить риск претензий со стороны налоговых органов.

4. Для учета налоговых расходов на выплату компенсаций работникам за использование личного автомобиля следует иметь:

• должностную инструкцию работника, подтверждающую разъездной характер работы;
• письменное соглашение между работником и организацией, заключенное к трудовому договору;
• ПТС на легковой автомобиль и свидетельство о регистрации транспортного средства;
• приказ руководителя о выплате компенсации.

5. К прямым расходам относятся расходы на доставку приобретенного товара до склада организации, если они не включены в стоимость покупки по договору (ст. 320 НК РФ). Расходы на доставку купленных товаров после оприходования их на склад (в связи с перемещением до нового склада) относятся к косвенным расходам.

6. Расходы на транзитную доставку (к примеру, дистрибьютор доставляет товар от производителя до своего покупателя) не подлежат распределению, согласно правилам, установленным ст. 320 НК РФ, а учитываются в составе косвенных расходов соответствующего периода. По нормам налогового законодательства к прямым расходам у торговых организаций относятся только (ст. 320 НК РФ):

• стоимость реализованных товаров;
• расходы на доставку товаров до своего склада (если они не включены в стоимость покупки).

Подпишитесь на новостную рассылку и будьте в курсе всех изменений в финансово-отчетных процессах. У нас действует апрельская скидка – 50 % на любой месяц обслуживания. Ваше персональное предложение ждет Вас по телефону: 8 800 234 26 77