Для предприятий и организаций важно правильно учитывать транспортные расходы, особенно при подаче налоговой отчетности. Каждая операция требует строгого учета и подтверждения, чтобы минимизировать налоговые обязательства и соблюдать требования законодательства.

Чтобы заказать услугу консалтинга для бухгалтера или руководителя компании, обращайтесь в «БиПИ».

Оформление первичных документов

Для корректного учета транспортных расходов, включая доставку товаров и служебные поездки, необходимо иметь соответствующие первичные документы. В письме ФНС от 19 апреля 2021 года № СД-4-2/5238 подробно описаны требования к оформлению транспортных накладных и учету затрат на перевозку.

Общие требования к транспортной накладной

• Накладная должна быть оформлена на бланке строгой отчетности или в электронном виде в соответствии с установленными формами и стандартами.
• Должны быть четко указаны реквизиты отправителя, получателя и перевозчика.
• Обязательно указание даты составления накладной и даты отправки груза.
• Наличие подписей уполномоченных лиц отправителя, получателя и перевозчика.

Требования к оформлению расходов на перевозку

• Затраты на перевозку должны быть четко разграничены и отражены в транспортной накладной.
• Стоимость перевозки должна быть подтверждена документально и соответствовать условиям договора с перевозчиком.
• В случае самостоятельной доставки товаров организацией, не являющейся перевозчиком, необходимо учитывать затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с доставкой.

Особенности учета расходов

• Все затраты на транспортировку грузов должны быть корректно учтены в бухгалтерском и налоговом учете организации.
• Важно соблюдать налоговые нормы и правила, касающиеся учета транспортных расходов, чтобы избежать налоговых рисков и штрафных санкций.

Документы, подтверждающие затраты

Путевые листы, счета-фактуры от перевозчиков, договоры на оказание услуг перевозки — все эти документы должны быть представлены для подтверждения фактических расходов на перевозку.

Все документы и учетные записи должны соответствовать требованиям действующего законодательства Российской Федерации, включая Налоговый кодекс и нормативные акты о бухгалтерском учете.

Эти требования направлены на обеспечение правильного и прозрачного учета транспортных расходов, что является важным аспектом для соблюдения налоговых обязательств и минимизации налоговых рисков для организаций.

Учет расходов при различных сценариях

• Если организация использует собственный транспорт для доставки материалов, не требующих транспортной накладной в соответствии с Правилами (утв. Постановлением Правительства от 15.04.2011 № 272, приложение № 4), можно использовать путевой лист с необходимыми реквизитами, установленными Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152. Это достаточно для учета финансов на горюче-смазочные материалы (см. Письмо Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).
• Если договор с поставщиком включает стоимость доставки, товарная накладная (оформленная по форме № ТОРГ-12, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132) может служить для учета затрат на доставку товаров.
• Если стоимость доставки выделена отдельно от стоимости товара, использование ТН или ТТН (форма № 1-Т, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78) соответствует требованиям для учета транспортных расходов (см. письмо ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@).
• Если товар доставляется сторонней компанией, а документация ТОРГ-12 предоставлена только на товар, подтверждающие документы могут включать договор с экспедитором и его документы (см. пп. 5, 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 08.09.2006 № 554; Приказ Минтранса от 11.02.2008 № 23).
• При самовывозе товара сотрудниками на их собственных автомобилях с использованием накладных ТОРГ-12, затраты на транспорт могут учитываться на основании актов оказанных услуг (см. п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Важно, чтобы сотрудники имели договоры на оказание услуг по доставке товара.

Корректное учетное и налоговое обращение с транспортными расходами требует строгого соблюдения правил и требований законодательства. Правильное оформление первичных документов и их подтверждение необходимо для минимизации налоговых рисков и обеспечения соблюдения налогового законодательства. В случае сомнений или необходимости дополнительной консультации рекомендуется обращаться к специалистам в области налогового и бухгалтерского учета.