Транспортная накладная (ТН) является важным документом, подтверждающим заключение договора перевозки и необходимым элементом налогового учета в РФ.

С начала 2021 года требования к оформлению ТН обновились: был введен новый бланк, использование устаревших форм грозит водителям штрафом в 500 рублей, а также может привести к отказу в признании расходов на перевозку со стороны налоговых инспекторов.

Обязательные элементы транспортной накладной 

Транспортная накладная представляет собой первичный документ, который подтверждает факт заключения договора перевозки (ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). ТН обязательна для оформления при перевозке грузов автомобильным транспортом и играет важную роль в налоговом учете (п. 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Основные разделы транспортной накладной включают следующие данные:

• Указываются данные о грузоотправителе и грузополучателе (п. 1 ст. 785 Гражданского кодекса РФ).
• В ТН указываются данные о физ. или юр. лице, осуществляющем перевозку груза (п. 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
• Описание транспортируемого груза, включая его количество, вес, объем и другие характеристики (п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
• Информация о маршруте, сроках и стоимости перевозки.

Виды транспортных накладных

Существуют два основных вида ТН:

• Бумажные накладные. Оформляются на специальных бланках. Требуют печати и подписи участников сделки.
• Электронные накладные. Подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) и могут передаваться через операторов электронного документооборота.

Процесс оформления ТН

Оформление бумажного варианта ТН:

• Соберите все необходимые данные о грузе, отправителе, получателе и условиях перевозки.
• Вручную заполните бланк ТН в 3-х экземплярах для каждого участника сделки: грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.
• ТН должна быть подписана отправителем, получателем и перевозчиком. Подписи заверяются печатью организации.

Оформление электронной ТН:

• Все участники сделки должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись для подтверждения электронной ТН.
• Электронные ТН передаются через специализированные системы операторов электронного документооборота.

Особенности для различных видов грузоперевозок

• ТН требуется при доставке груза на собственном транспорте.
• ТН обязательна при использовании услуг сторонних транспортных компаний.
• При фрахтовании и контейнерных перевозках могут применяться специфические документы вместо ТН, например, заказ-наряд или сопроводительная ведомость.

Отличия между ТТН и ТН

Товарно-транспортная накладная (ТТН) состоит из двух основных разделов: товарного и транспортного. Она содержит информацию о грузе и условиях его транспортировки. В отличие от нее, транспортная накладная (ТН) не включает в себя данные о грузе и его транспортировке, а содержит информацию только об участниках грузоперевозки.

Как правильно оформить товарно-транспортную накладную (ТТН)

При оформлении ТТН иногда требуется включать дополнительные документы: путевые листы, сертификаты или разрешения. Бланк ТТН предусматривает специальное место для указания этой информации. В разделе "Товар" строка "Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.)" предназначена для указания количества листов приложений. В разделе "Транспорт" можно указать наличие документов в графе "С грузом следуют документы". Если документы не требуются, соответствующие разделы заполняются прочерками.

Использование одного бланка для разных перевозок

Для каждой отдельной перевозки обязательно оформляется отдельный бланк 1-Т. Использование одного и того же бланка для различных транспортировок категорически запрещено. Если один груз необходимо отправить разным фирмам, для каждой партии необходимо составлять свой документ.

Количество экземпляров товарно-транспортной накладной зависит от характера груза. При товарном характере груза составляются четыре экземпляра ТТН:

• первый для отправителя груза;
• второй для получателя для оприходования груза;
• третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и отправляется заказчику автотранспорта;
• четвертый экземпляр используется как приложение к путевому листу.

На третьем и четвертом экземплярах сотрудник грузополучателя ставит свою подпись и отметку о приеме ТМЦ. Печать организации-получателя также должна быть указана на бланке.

Исправления в товарно-транспортной накладной

Вносить исправления в ТТН можно, однако рекомендуется переоформить документ заново, если это возможно. Если ошибки были допущены или обнаружены уже после отправки, и замена бланка невозможна, можно использовать следующий подход:

• зачеркнуть ошибочные данные тонкой линией;
• рядом с зачеркнутыми данными указать верную информацию;
• внесенные исправления должны быть заверены подписью ответственного лица с расшифровкой.

Переадресация доставки не считается исправлением, для нее предусмотрена отдельная строка в транспортном разделе ТТН.

ТН и ТТН являются важным элементом для организации грузоперевозок и налогового учета в РФ. Правильное оформление документов и передача помогают избежать штрафных санкций и обеспечивают прозрачность бизнес-процессов. Соблюдение законодательных требований при оформлении бумаг является залогом успешного ведения бизнеса в сфере транспортных услуг.