ФНС потребовала от инспекций тщательнее готовить требования о представлении документов и не допускать нарушений.

По результатам анализа ФНС обнаружила, что споры между инспекциями и налогоплательщиками часто возникают из-за требований о представлении документов, которые составляются и направляются с нарушениями. Часто в требованиях не указываются:

- мероприятие налогового контроля, при проведении которого возникла необходимость в представлении документов (информации);

- сведения, позволяющие идентифицировать истребуемые документы и/или сделку.

Помимо этого, зафиксированы случаи требований о представлении документов, не относящихся к предмету налоговой проверки или за пределами срока налоговой проверки.

В связи с этим, инспекциям предписано усилить контроль за составлением и направлением требований о представлении документов (информации), а также поручений об истребовании документов.

С 2021 года транспортная накладная оформляется на новом бланке. Использование старой формы грозит водителю штрафом в размере 500 рублей, а налоговые инспекторы не признают расходы на перевозку.

Транспортная накладная – это обязательный первичный документ (ч. 1, 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), который подтверждает факт заключения договора перевозки, является одним из документов, подтверждающих реальность сделки, обосновывает расходы в налоговом учете (п. 2 ст. 785 ГК, ч. 1, 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200, письмо ФНС от 02.07.2019 № СД-4-3/12855).

Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200 обновлен формуляр транспортной накладной. ФНС и Минтрансом также разработали формат электронной накладной. Это значит, что теперь можно выбирать между бумажными и цифровыми документами.

При оформлении бумажной транспортной накладной (ТН) следует учесть, что распечатывать ее придется в трех экземплярах для всех участников грузоперевозки: отправителя, получателя и автовладельца.

Цифровую ТН следует подписывать усиленной квалифицированной ЭЦП. Накладную также можно корректировать, но уточнение должно заверяться составителем.

Изменению подверглись следующие разделы транспортной накладной:

• «Грузоотправитель» - после обновления можно сделать запись о том, что груз отправляет экспедитор;
• 1а «Клиент» - допускается указание данных заказчика грузоперевозки;
• 3 «Груз» - добавлена возможность объявить ценность и внести реквизиты отгрузочных документов;
• 6 «Прием груза» - дополнен информацией о лице, передавшем груз представителю автофирмы;
• 11 «Транспортное средство» - дополнен кодами для обозначения типа владения. Транспортная фирма может быть: собственником, арендатором, лизингополучателем.

Минтранс считает, если по договору перевозки груза экспедитор выступает стороной, у которой по факту осуществления перевозки возникает обязанность оплатить перевозку груза, то экспедитор является грузоотправителем. Уточним, что экспедитор – лицо, которое заключило договор транспортной экспедиции с клиентом.

Возникает вопрос: кто и в каком случае должен оформлять транспортную накладную?

Транспортную накладную составляют при доставке грузов автомобильным транспортом, если заключен договор перевозки груза.

Накладная обязательна, если для перевозки груза привлекается сторонняя транспортная компания.

Есть несколько вариантов доставки груза от отправителя к получателю:

• отправитель самостоятельно доставляет груз на автомобиле;
• покупатель получает груз на складе продавца и самостоятельно доставляет его к месту назначения, например, на свой склад;
• перевозку осуществляет сторонняя транспортно-логистическая компания.

1. Если доставку груза осуществляет сторонний перевозчик, то ТН нужна. Оформляется транспортная накладная, причем не важно, кто оплачивает доставку - отправитель или получатель.
2. Если груз доставляет продавец собственным транспортом и стоимость доставки товаров в договоре купли-продажи или поставки отдельно не указана, но включена в стоимость товаров, то ТН не нужна.
3. Если груз доставляет продавец собственным транспортом и стоимость доставки в договоре купли-продажи указана отдельно от стоимости товара, то ТН нужна. Поскольку такой договор считается смешанным, содержащим в себе элементы договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК).
4. Если груз доставляет покупатель собственным транспортом, без привлечения перевозчика, то ТН не нужна, так как нет факта оказания транспортных услуг.

ТН - служит расчетом и подтверждением затрат на перевозку. Цель составления документа - дать контролирующим органам, в первую очередь ФНС, представление о том, кому пошла оплата за перевозку.

ТН - нужна всем участникам сделки: отправитель и (или) получатель смогут отразить в затратах оплату услуг транспорта, перевозчик вправе списать расходы на ГСМ, запчасти, содержание автопарка.

Можно ли заменить ТН другим документом с не таким сложным документооборотом?

Если заключен договор фрахтования, то груз сопровождает представитель отправителя. В этом случае вместо ТН оформляют заказ-наряд. А контейнерная перевозка позволяет составлять сопроводительную ведомость. Если груз доставляет продавец, стоимость доставки фиксируется в путевом листе. В остальных случаях, когда заключается договор перевозки груза, нужна транспортная накладная.

Электронная ТН

Электронная транспортная накладная в 2021 году потребует определенных затрат и усилий, так как все участники сделки (отправитель, получатель и перевозчик) должны быть подключены к электронному документообороту. У всех участников сделки должны быть электронные подписи. Если отправить и получатель могут пользоваться ЭЦП руководителя, то перевозчику придется оформлять подпись для каждого водителя. Обмен электронными ТН осуществляется через программы операторов ЭДО, а водителю понадобится мобильное приложение, чтобы делать свои отметки в пути. Такая услуга операторов ЭДО является платной, где тарифицируется каждый обработанный документ.

В 2021 году электронные транспортные накладные не обязательны, компании могут переходить на работу с ними в добровольном порядке.  Минтранс намерен активно развивать систему «Безбумажные перевозки пассажиров и багажа» («Суперсервис 22»). Транспортное ведомство видит только положительный эффект от цифровизации рынка транспортных услуг.

Подпишитесь на новостную рассылку и будьте в курсе всех изменений в финансово-отчетных процессах.

У нас действует апрельская скидка – 50 %

Ваше персональное предложение ждет Вас по телефону: 8 800 234 26 77

Форма счета-фактуры расширяется в связи с введением прослеживаемости товаров и в ней появляются новые поля для общего заполнения. В пустых полях прочерки станут необязательными, электронная версия не будет включать пустых или с прочерками строк

Соответствующие поправки в формы счета-фактуры и корректировочного счета подготовил Минфин. Правительственное постановление от 02.04.21 № 534 опубликовано на Едином портале для размещения проектов НПА и вступает в силу с 1 июля этого года.

Напомним, что до настоящего времени счет-фактура и корректировочный счет-фактура выставлялись по формам, утвержденным правительственным постановлением от 26.12.2011 № 1137 (с изменениями и дополнениями). Федеральный закон от 09.11.2020 № 371- ФЗ дополнил статью 169 НК РФ новыми положениями, предусматривающими выставление счетов-фактур в электронной форме при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости.

Соответствующие изменения в постановление № 1137 вступят в силу с 1 июля.

Перечень товаров, подлежащих прослеживаемости, будет определять кабинет министров – проект этого списка уже имеется. Весь документооборот по таким товарам будет электронным. Вводится также отдельная отчетность.

Таким образом, в журнале учета счетов-фактур, книге покупок и книге продаж появляются четыре графы, в которых нужно будет указывать информацию о прослеживаемых товарах:

• регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
• код количественной единицы измерения товара, используемый в целях осуществления прослеживаемости;
• количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара;
• стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога в рублях.

По действующим правилам налогоплательщик может оформлять счет-фактуру как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1 ст. 169 НК РФ). Но в отношении операций прослеживаемых товаров с 1 июля 2021 года счета-фактуры (в том числе корректировочные) можно выставлять только в электронном виде. Покупатели обязаны обеспечить их прием по телекоммуникационным каналам связи (новый п. 1.2 ст. 169 НК РФ; введен Законом № 371-ФЗ).

Наряду с этим, предусмотрены исключения (новый п. 1.1 ст. 169 НК РФ; введен Законом № 371-ФЗ), при которых допустимы бумажные счета-фактуры:

• при продаже ПТ физлицам для личных, семейных, домашних и прочих нужд, не связанных с предпринимательством;
• при реализации ПТ плательщикам налога на профдоход;
• при экспорте (реэкспорте) ПТ;
• при реализации и перемещении ПТ из России на территорию другой страны-участницы ЕАЭС.

Также в «шапку» счета-фактуры введена новая строка 5а «Документ об отгрузке № п/п», где надо будет указать номер и дату составления документа об отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг).

Если в строку вносятся данные о нескольких отгрузочных документах, то реквизиты разделяются знаком «;».

В настоящее время в графе 1 («Порядковый номер») табличной части счета-фактуры отражается наименование товара (описание работ, услуг), а в графе 1а - код вида товара.

С вступлением в силу постановления №534, в графе 1 нужно будет указывать порядковый номер записи поставляемых товаров (работ, услуг). Для наименования товара и кода вида товара предназначены столбцы 1а и 1б.

Графа 11 предназначена для записи номера таможенной декларации. Но с 1 июля в графу 11 («Регистрационный номер декларации») таблицы нужно будет вписать: регистрационный номер декларации на товары - при реализации ввезенных в РФ товаров, не подлежащих прослеживаемости (если их таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС), или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости.

В графах 12, 12а, 13 для прослеживаемых товаров указываются следующие сведения:

• количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости (код и условное обозначение - графы 12 и 12а соответственно);
• количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости (графа 13).

Примечания

Даже если покупатель прослеживаемого товара не является плательщиком НДС или освобожден от уплаты этого налога, с июля 2021 года продавец обязан выставить ему счет-фактуру.

В случае, если продавец не заполнит новые столбцы или занесет в них недостоверные данные, покупатель не лишится вычета (п. 2 ст. 169 НК РФ в ред. Федерального закона от 09.11.20 № 371-ФЗ).

В учетных решениях «1С: Предприятие 8» все необходимые изменения, связанные с учетом прослеживаемых товаров и представлением сведений в ИФНС, будут поддержаны после утверждения соответствующего Постановления Правительства РФ и его опубликования в установленном порядке с выходом очередных версий с выходом очередных версий.

В «БиПИ» обратился журнал «Расчет» за консультацией, как внедрить электронный документооборот. Предлагаем вам ответ, который был получен и опубликован на сайте СМИ

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, вероятнее всего, в скором времени каждая компания, так или иначе, столкнется с цифровыми версиями привычных документов при работе с контрагентами. Внедрение в компании ЭДО позволяет экономить не только денежные ресурсы на покупку бумаги, принтеров и картриджей для них, но и временные. Формирование самих документов может быть ускорено, сотрудники получат возможность работать с юридически значимыми документами в любой точке мира, что особенно актуально в период массового перехода специалистов на дистанционную работу. Важно также, что бумажные документы иногда теряются, что может привести к штрафам от налоговой. Электронный документооборот сводит этот риск к минимуму. У операторов ЭДО обычно есть несколько тарифных планов в зависимости от объема документооборота. В среднем такая услуга оценивается от 5 до 10 рублей за документ. В месяц бюджет компании на электронный документооборот может составить порядка 4000 рублей за 600 документов. При расчете стоимости внедрения ЭДО нужно учесть другие статьи расходов, которые останутся в прошлом: стоимость производства бумажных документов, их хранения, а также расходы на службы доставки.

«БиПИ» заключил в 2020 году партнерские соглашения с поставщиками ПО по внедрению цифрового докуметооборота и постоянно расширяет круг поставщиков, чтобы предлагать своим Клиентам технологичных, опытных  контрагентов по внедрению электронного обмена деловой документацией.

О внедрении электронного документооборота разговоры идут давно, но 25 декабря 2020 года протоколом №34 цифровизация разрешена на официальном уровне

Стратегия электронного управления документами регулирует порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и др. Чтобы изменить или внедрить СЭД (систему электронного документооборота) вам потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес-процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности, вам придется пройти 4 этапа внедрения новой системы ЭДО:

1. Мониторинг, выбор, покупка: продолжительность зависит от принятия и одобрения ПО вашей командой. Компании придется провести много практических исследований, чтобы убедиться, что вы покупаете программное решение, которое лучше всего подходит для всей вашей команды, ваших клиентов, субподрядчиков. Вам также необходимо иметь в виду, что решение, которое вы выберете сегодня, должно быть направлено в будущее. Никогда не соглашайтесь на СЭД, которая не способна расти и расширяться вместе с вашим бизнесом!

После принятия решения, думаю, для вас и высокотехнологичной компании-разработчика ПО подписать контракт и определить следующие шаги - не составит никакого труда.

2. Установка: у каждого разработчика СЭД имеются лучшие решения для скорого внедрения. С учетом того, что большая часть ПО управления документацией предназначена для выполнения различных процессов, для завершения первичной установки и настройки, скорее всего, потребуется две-три недели. Помните, что у всех компаний и проектов свои индивидуальные потребности, требующие определенных конфигураций для обеспечения оптимальной и эффективной работы.
3. Предпочтения: ваша команда, скорее всего, привыкла работать определенным образом. Поэтому, компания-разработчик программного обеспечения должна иметь возможность настроить СУД (систему управления документами) для поддержания макетов, соглашений (для метаданных и целей кодирования), шаблонов и рабочих процессов, которые прописаны в вашем договоре. Сколько времени это займет, зависит от ваших потребностей в конфигурации и идеальных рабочих процессов. На этом этапе настройка является ключом к вашему успеху. Не соглашайтесь с компанией, которая не сможет персонализировать вашу СЭД в соответствии со спецификой вашей деятельности. Помните, что для получения максимальной рентабельности инвестиций в цифровизацию, вам необходимо ПО, которое адаптивно к вашим потребностям, а не наоборот.
4. Миграция: «А как быть с редактированием документов, данных и чертежей, которые существуют в старой системе?» - спросят некоторые. Действительно, это может стать серьезным препятствием для внедрения нового программного обеспечения, поэтому важно, чтобы вы оценили возможности и функции поддержки любой СЭД, которую вы рассматриваете. Как и в случае с этапом 3, время миграции зависит от ваших потребностей. Планируйте переход, задавая себе такие вопросы, как: «Сколько данных необходимо перенести?», «Насколько я хочу, чтобы старое ассимилировалось с новым?», «Какой процент качества и доступности я потеряю в процессе?». Очень важно, чтобы вы работали с компанией-разработчиком, которая знает, какую вам рекомендовать и внедрить СЭД, чтобы соответствовать потребностям ваших целей и задач. Также эксперты, которых вы выберете в качестве подрядчиков, должны понимать, что слишком быстрый переход к сложному решению может привести к серьезным и потенциально дорогостоящим последствиям. Но они также должны брать ответственность за представленные решения, которые помогут вам достичь успеха - независимо от сроков, сложности или объема потребностей вашего проекта.

Подробная статья о возможностях перехода на электронный документооборот с комментариями руководителя «БиПИ», Валентины Мейсак, опубликована на сайте журнала "Расчет". Если у вас остались вопросы, то предлагаем перейти на ресурс издания: (file:///C:/Users/User/Dropbox/%D0%9C%D0%BE%D0%B9%20%D0%9F%D0%9A%20(XService)/Downloads/9098_5b939810_oyJzuU6W_1611233121%20(1).pdf) или связаться с нами удобным для вас способом, и мы оперативно подключим к решению вопроса профильных специалистов.

Последние изменения о сроках хранения документов утверждены Законом 6-ФЗ от 17.02.21. Новые сроки хранения для ряда первичных бухгалтерских, кадровых и налоговых документов увеличены, сокращены или остались в прежнем временном диапазоне. К примеру, для графика отпусков – срок увеличен с 1 до 3 лет; для налоговых расчетов и деклараций – увеличен до 6 вместо 5 лет; для счетов-фактур – до 5 вместо 4 лет; для документации по дисциплинарным взысканиям стал – 3 года вместо 5; для реестра сведений о доходах физических лиц составляет - 5 вместо 75 лет.
Для официальных бланков установлены отдельные сроки: заявления сотрудников на выдачу связанных с работой документов (копий и оригиналов) – 1 год; уведомления специалистов работодателем – 3 года. Хранить документы обязаны организации всех форм собственности и видов деятельности. Это требование распространяется и на ИП и за соблюдение нормативов предприниматели отвечают единолично.

На законодательном уровне сроки хранения регламентируется в следующих нормативных актах: документы по НДС - в ПП РФ от 26.12.2011 № 1137; первичные документы - в приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Следует также учитывать, что сроки, прописанные в нормативных актах, могут отличаться от общего срока, установленного НК.

 

Сроки хранения документов в электронном виде

В отношении документации, которая оформляется в электронном виде, действуют те же сроки хранения, что и в бумажных.
Но есть нюансы:

• проверять техническое состояние электронных архивов нужно минимум 1 раз в 5 лет;
• при выявлении неполадок руководство организации обязано принять меры по переносу информации на новые носители;
• каждый электронный документ следует сохранять дважды на разных устройствах;
• распечатывать электронную документацию не требуется;
• при передаче составляется опись, где указывается способ отправления данных;
• перед отправлением выполняется проверка файлов на отсутствие повреждений и вредоносных носителей;
• хранение должно полностью исключать риск потери, повреждения или утечки файлов и информации к посторонним лицам;
• для уничтожения электронной документации с истекшим сроком хранения составляется акт;
• передавать в архив имеет смысл те формы, период сохранности которых составляет более 10 лет;
• остальные хранятся на рабочем месте.

Исключения в сроках хранения документов

Срок хранения документов ведется с даты окончания периода действия или с момента завершения отчетного года. Отсчет начинается с 1-го января года за годом окончания срока действия конкретного документа. Предусмотрены некоторые исключения:

• признание безнадежной дебиторской задолженности – хранить подтверждающие бумаги требуется в течение 4 лет с даты окончания периода признания долга безнадежным;
• организация понесла убытки – документы об убытке нужно сохранять в течение всего периода учета;
• приобретение амортизируемых активов – документация о сделке хранится у покупателя в течение 4 лет после списания имущества.

Уничтожение бухгалтерских документов

При истечении срока хранения бухгалтерских документов, проводится инвентаризация архива ежегодно. Утилизация регламентируется в правилах Роскомнадзора (стат. 21 № 152-ФЗ от 27.07.06 г.), где установлено, что без оформления изымать и уничтожать бумаги запрещается. Создается специальная комиссия в составе: председатель, ответственный за архив (заведующий), кадровики, бухгалтеры, секретари и т. д. В исключительных ситуациях приглашается представитель Росархива. Комиссией рассматриваются и отбираются документы с истекшими сроками хранения. Бумаги включаются в специальный список, заполняется акт «Об уничтожении документов», директор организации издает приказ о сроках, способе и месте утилизации. Если бумаг мало, компания справляется с этим самостоятельно с помощью шредера. В противном случае - обращаются в специализированную организацию.

Штрафы и взыскания за несоблюдение сроков хранения документов

За несоблюдение правил и сроков хранения первичных бухгалтерских документов директора могут оштрафовать на 5000-10000 руб. (ч. 1 стат. 15.11 КоАП), организацию на 10000 руб. (стат. 120 НК). Если отсутствие документации привело к занижению налогооблагаемой базы, ИФНС выставит штраф размером в 20 % от неуплаченной суммы налога. Минимальная сумма взыскания равна - 40000 руб. А виновное должностное лицо обяжут заплатить от 2000- 3000 руб. по стат. 15.11 КоАП РФ.