Совсем недавно сканы и фотокопии первичных документов были запрещены на законодательно уровне для подтверждения хозяйственных операций. Но в связи с коронавирусной пандемией были утверждены новшества, направленные на облегчение работы бухгалтеров. Так, Минфин разрешил использовать скан-образы первичных документов вместо бумажных оригиналов в бухгалтерском учете, но остались нормы и стандарты законодательства, которые их запрещают
Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Он может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронном формате с электронной подписью.
Данные первичных документов своевременно регистрируются, находятся в регистрах бухгалтерского учета и хранятся без изменений в архиве не менее пяти лет после отчетного года.
Согласно Федеральному закону N 402-ФЗ ведение и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем предприятия, за исключением случаев, установленных бюджетным законодательством РФ. Предприятие или любой экономический субъект формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.
А Положение по бухгалтерскому учету ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н) допускает руководителем в рамках учетной политики устанавливать правила документооборота, технологии обработки учетной информации, контроля за хозяйственными операциями.
Таким образом, использование скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета не противоречит приведенным выше нормам.
Указанная позиция содержится в письмах Минфина России от 22.04.2020 N 03-01-10/32570, от 27.04.2020 N 03-03-06/3/34068 и от 13.05.2020 N 03-03-07/38785.
Для целей главы 25 НК РФ (далее -Кодекс) расходы налогоплательщика должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные согласно действующему законодательству РФ либо иного государства, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы.
Таким образом, в письме ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476 налоговики заявили, что учитывать расходы на основании скан-образов первички не возбраняется, но лишь в исключительных случаях. Правда, так же, как и финансисты в письме Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570), фискалы не уточнили, какой случай можно считать исключительным. Скорее всего, доказывать невозможность получения оригиналов в каждом конкретном случае придется отдельно.
В одном оба ведомства, и Минфин, и ФНС, проявили единомыслие: сканы документов должны быть оформлены в соответствии со всеми требованиями бухучета.
Резюмируем:
— скан-копии первичных документов в бухучете компании запрещены (статью 9 Закона № 402-ФЗ);
— разрешены в исключительных случаях (письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570);
— без оригиналов документов все скан-копии — недействительны.
