Недавно вступившие в силу ограничения на использование сканов и копий первичных документов для оформления хозяйственных операций были отменены в связи с масштабами коронавирусной пандемии. Это позволило бухгалтерам использовать сканы первичных документов вместо оригиналов, облегчая им работу в условиях ограничений. Министерство финансов дало согласие на такую практику, однако, остаются законодательные нормы, запрещающие их использование.

Специалисты компании «БиПИ» предоставляют оказание услуг по ведению бухгалтерского учета для организаций и ИП. Обращайтесь к нам по телефону, в Телеграм или оставьте заявку на сайте.

Правила фиксации документации

Согласно ФЗ "О бухгалтерском учете" от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, каждое событие в хозяйственной деятельности должно быть зафиксировано первичным учетным документом. Он может быть в печатной, либо в электронной форме с использованием ЭЦП.

Информация, содержащаяся в первичных документах, обязательно регистрируется и хранится без изменений в бухгалтерских регистрах. Срок хранения составляет не менее пяти лет после отчетного периода (согласно указаниям Федерального закона № 402-ФЗ). Ведение и хранение документов организуется руководителем предприятия, за исключением случаев, предусмотренных бюджетным законодательством Российской Федерации. Каждое предприятие самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ и соответствующими стандартами.

По Положению по бухучету ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" руководитель предприятия может устанавливать правила документооборота. Сюда же относятся методы обработки учетной информации и контроль за хозяйственными операциями.

Следовательно, использование сканов первичных учетных документов не противоречит законодательству и позволяет вести регистрацию и собирать необходимые данные в бухгалтерских регистрах. Данная позиция подтверждается письмами Минфина России от 22 апреля 2020 года № 03-01-10/32570, от 27 апреля 2020 года № 03-03-06/3/34068 и от 13 мая 2020 года № 03-03-07/38785.

В соответствии с главой 25 НК РФ, расходы налогоплательщика должны соответствовать некоторым критериям. При этом подтверждаться оригиналами, оформленными в соответствии с законодательством. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, оформленные с учетом действующего законодательства РФ либо иного государства, и подтверждающие произведенные расходы.

Заключение

Таким образом, в письме ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476 налоговики заявили, что учитывать расходы на основании скан-образов первички не возбраняется. Однако это работает лишь в исключительных случаях. Однако, как и финансисты в письме Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570), фискалы не уточнили, какие случаи считать исключительными. Скорее всего, доказывать невозможность получения оригиналов в каждом конкретном случае придется отдельно.

В одном оба ведомства проявили единомыслие: сканы следует оформлять в соответствии с требованиями бухучета.

Скан-копии первичных документов в бухучете компании запрещены (Закон № 402-ФЗ статья 9); разрешены в особых случаях (письмо Минфина от 22 апреля 2020 г. № 03-01-10/32570); без оригиналов все скан-копии недействительны.