Бизнес массово переходит на электронный документооборот

В «БиПИ» обратился журнал «Расчет» за консультацией, как внедрить электронный документооборот. Предлагаем вам ответ, который был получен и опубликован на сайте СМИ

Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, вероятнее всего, в скором времени каждая компания, так или иначе, столкнется с цифровыми версиями привычных документов при работе с контрагентами. Внедрение в компании ЭДО позволяет экономить не только денежные ресурсы на покупку бумаги, принтеров и картриджей для них, но и временные. Формирование самих документов может быть ускорено, сотрудники получат возможность работать с юридически значимыми документами в любой точке мира, что особенно актуально в период массового перехода специалистов на дистанционную работу. Важно также, что бумажные документы иногда теряются, что может привести к штрафам от налоговой. Электронный документооборот сводит этот риск к минимуму. У операторов ЭДО обычно есть несколько тарифных планов в зависимости от объема документооборота. В среднем такая услуга оценивается от 5 до 10 рублей за документ. В месяц бюджет компании на электронный документооборот может составить порядка 4000 рублей за 600 документов. При расчете стоимости внедрения ЭДО нужно учесть другие статьи расходов, которые останутся в прошлом: стоимость производства бумажных документов, их хранения, а также расходы на службы доставки.

«БиПИ» заключил в 2020 году партнерские соглашения с поставщиками ПО по внедрению цифрового докуметооборота и постоянно расширяет круг поставщиков, чтобы предлагать своим Клиентам технологичных, опытных  контрагентов по внедрению электронного обмена деловой документацией.

О внедрении электронного документооборота разговоры идут давно, но 25 декабря 2020 года протоколом №34 цифровизация разрешена на официальном уровне

Стратегия электронного управления документами регулирует порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и др. Чтобы изменить или внедрить СЭД (систему электронного документооборота) вам потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес-процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности, вам придется пройти 4 этапа внедрения новой системы ЭДО:

1. Мониторинг, выбор, покупка: продолжительность зависит от принятия и одобрения ПО вашей командой. Компании придется провести много практических исследований, чтобы убедиться, что вы покупаете программное решение, которое лучше всего подходит для всей вашей команды, ваших клиентов, субподрядчиков. Вам также необходимо иметь в виду, что решение, которое вы выберете сегодня, должно быть направлено в будущее. Никогда не соглашайтесь на СЭД, которая не способна расти и расширяться вместе с вашим бизнесом!

После принятия решения, думаю, для вас и высокотехнологичной компании-разработчика ПО подписать контракт и определить следующие шаги - не составит никакого труда.

2. Установка: у каждого разработчика СЭД имеются лучшие решения для скорого внедрения. С учетом того, что большая часть ПО управления документацией предназначена для выполнения различных процессов, для завершения первичной установки и настройки, скорее всего, потребуется две-три недели. Помните, что у всех компаний и проектов свои индивидуальные потребности, требующие определенных конфигураций для обеспечения оптимальной и эффективной работы.
3. Предпочтения: ваша команда, скорее всего, привыкла работать определенным образом. Поэтому, компания-разработчик программного обеспечения должна иметь возможность настроить СУД (систему управления документами) для поддержания макетов, соглашений (для метаданных и целей кодирования), шаблонов и рабочих процессов, которые прописаны в вашем договоре. Сколько времени это займет, зависит от ваших потребностей в конфигурации и идеальных рабочих процессов. На этом этапе настройка является ключом к вашему успеху. Не соглашайтесь с компанией, которая не сможет персонализировать вашу СЭД в соответствии со спецификой вашей деятельности. Помните, что для получения максимальной рентабельности инвестиций в цифровизацию, вам необходимо ПО, которое адаптивно к вашим потребностям, а не наоборот.
4. Миграция: «А как быть с редактированием документов, данных и чертежей, которые существуют в старой системе?» - спросят некоторые. Действительно, это может стать серьезным препятствием для внедрения нового программного обеспечения, поэтому важно, чтобы вы оценили возможности и функции поддержки любой СЭД, которую вы рассматриваете. Как и в случае с этапом 3, время миграции зависит от ваших потребностей. Планируйте переход, задавая себе такие вопросы, как: «Сколько данных необходимо перенести?», «Насколько я хочу, чтобы старое ассимилировалось с новым?», «Какой процент качества и доступности я потеряю в процессе?». Очень важно, чтобы вы работали с компанией-разработчиком, которая знает, какую вам рекомендовать и внедрить СЭД, чтобы соответствовать потребностям ваших целей и задач. Также эксперты, которых вы выберете в качестве подрядчиков, должны понимать, что слишком быстрый переход к сложному решению может привести к серьезным и потенциально дорогостоящим последствиям. Но они также должны брать ответственность за представленные решения, которые помогут вам достичь успеха - независимо от сроков, сложности или объема потребностей вашего проекта.

Подробная статья о возможностях перехода на электронный документооборот с комментариями руководителя «БиПИ», Валентины Мейсак, опубликована на сайте журнала "Расчет". Если у вас остались вопросы, то предлагаем связаться с нами удобным для вас способом, и мы оперативно подключим к решению вопроса профильных специалистов.