В «БиПИ» обратился журнал «Расчет» за консультацией, как внедрить электронный документооборот. Предлагаем вам ответ, который был получен и опубликован на сайте СМИ
Электронный документооборот (ЭДО) становится все популярнее, вероятнее всего, в скором времени каждая компания, так или иначе, столкнется с цифровыми версиями привычных документов при работе с контрагентами. Внедрение в компании ЭДО позволяет экономить не только денежные ресурсы на покупку бумаги, принтеров и картриджей для них, но и временные. Формирование самих документов может быть ускорено, сотрудники получат возможность работать с юридически значимыми документами в любой точке мира, что особенно актуально в период массового перехода специалистов на дистанционную работу. Важно также, что бумажные документы иногда теряются, что может привести к штрафам от налоговой. Электронный документооборот сводит этот риск к минимуму. У операторов ЭДО обычно есть несколько тарифных планов в зависимости от объема документооборота. В среднем такая услуга оценивается от 5 до 10 рублей за документ. В месяц бюджет компании на электронный документооборот может составить порядка 4000 рублей за 600 документов. При расчете стоимости внедрения ЭДО нужно учесть другие статьи расходов, которые останутся в прошлом: стоимость производства бумажных документов, их хранения, а также расходы на службы доставки.
«БиПИ» заключил в 2020 году партнерские соглашения с поставщиками ПО по внедрению цифрового докуметооборота и постоянно расширяет круг поставщиков, чтобы предлагать своим Клиентам технологичных, опытных контрагентов по внедрению электронного обмена деловой документацией.
О внедрении электронного документооборота разговоры идут давно, но 25 декабря 2020 года протоколом №34 цифровизация разрешена на официальном уровне
Стратегия электронного управления документами регулирует порядок создания, редактирования, обмена, отслеживания, хранения и защиты информации организации. Использование программного обеспечения упрощает процесс управления записями за счет автоматизации таких функций, как создание метаданных для быстрого поиска документов и предоставление доступа утвержденным сотрудникам. С помощью ПО можно собирать и хранить договоры, электронные письма, квитанции, контрольные журналы и др. Чтобы изменить или внедрить СЭД (систему электронного документооборота) вам потребуется учесть множество факторов, в том числе время. И его переменная зависит от того, какую часть данных, бизнес-процессов вы будете оцифровывать. В общей сложности, вам придется пройти 4 этапа внедрения новой системы ЭДО:
После принятия решения, думаю, для вас и высокотехнологичной компании-разработчика ПО подписать контракт и определить следующие шаги - не составит никакого труда.
Подробная статья о возможностях перехода на электронный документооборот с комментариями руководителя «БиПИ», Валентины Мейсак, опубликована на сайте журнала "Расчет". Если у вас остались вопросы, то предлагаем перейти на ресурс издания: (file:///C:/Users/User/Dropbox/%D0%9C%D0%BE%D0%B9%20%D0%9F%D0%9A%20(XService)/Downloads/9098_5b939810_oyJzuU6W_1611233121%20(1).pdf) или связаться с нами удобным для вас способом, и мы оперативно подключим к решению вопроса профильных специалистов.